服务类合同预览
服务类项目政府采购合同协议书

                                                                                                                                 政府采购合同编号:NXCG-CS-201909120060-1

采购人(全称):  宁乡市民政局  (甲方)

中标(成交)供应商(全称):  湖南乐华信息技术有限公司  (乙方)

  为了保护甲、乙双方合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章,双方签订本合同协议书。采购人与中标(成交)供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国合同法》。

1.项目管理信息
(1)采购方式:  竞争性磋商  
(2)项目名称:  2007年-2017年婚姻登记历史档案整理   
(3)采购计划编号: NXCG-201909120060   

2.合同标的及金额
序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
1 档案整理 其他服务 3800 68400
2 完善档案管理 其他服务 6012 7214.4
3 档案数字化扫描 其他服务 1265000 759000
 合计金额小写: 834614.4
 合计金额大写:捌拾叁万肆仟陆佰壹拾肆元肆角


合同标的及金额明细:

1、报价一览表

项目名称 项目名称

宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理项目

政府采购

编 号

NXCG-201909120060

采购代理

编 号

HNXZCG190912107

包 号

服务内容

及要求

为宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理以及数字化服务,包括档案整理、目录修正、纸质档案数字化、目录导入档案系统、电子档案挂接。

数量

档案整理Ⅰ3800盒;档案整理Ⅱ6012盒;档案数字化扫描1265000页。

单价

档案整理Ⅰ18.00/盒;档案整理Ⅱ1.20/盒;档案数字化扫描0.60/页。

总报价

人民币

大写:人民币捌拾叁万肆仟陆佰壹拾肆元肆角零分

小写:834614.40元人民币整。

工期

90天

项目负责人

徐乐明

备 注

以上金额包括所有材料费、安装调试费、运费、培训费、管理费、税费等一切费用,不再向甲方收取其他任何费用。

湖南乐华信息技术有限公司(盖单位章):

法定代表人或其委托代理人签字:

期:2019 9 30


2、分项价格表

项目名称:宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理项目;政府采购编号:NXCG-201909120060;委托代理编号:HNXZCG190912107。

包号: 金额单位:元

序号

服务名称

品目

分类

计量

单位

具体要

求说明

单价

数量

小计

政策功

能编码

备注

1

档案整理Ⅰ

18.00元/盒

3800

¥68400.00

以实结算

2

档案整理Ⅱ

1.20元/盒

6012

¥7214.40

以实结算

3

档案数字化扫描

0.60元/页

1265000

¥759000.00

以实结算

4

合计

¥834614.40

备注:以上报价包括所有装具费、运费、培训费、整理费、税费等一切费用,不再向甲方收取其他任何费用。

报价金额合计:小写:834614.40 大写:捌拾叁万肆仟陆佰壹拾肆元肆角零分

供应商名称: 湖南乐华信息技术有限公司(盖章)

法定代表人或其委托代理人签字:

期:2019 930

3.履行期限及地点和方式
3.1 履行期限:
2019-10-17 —— 2019-12-15

3.2 履行地点:宁乡市民政局
3.3 履行方式:(合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等):

按客户要求,提供上门服务。


4.结算方式
4.1 资金支付方式:
按实结算,项目全部完成,验收合格后7个工作日内(无质量问题、无纠纷、无售后服务纠纷、培训到位、无其他经济和法律纠纷)支付全款的100%

4.2 收款账户: 上海浦东发展银行长沙河西支行(湖南乐华信息技术有限公司:66100154700000597)

5.合同履约验收方式及要求:甲方在收到乙方交付的货物(服务)后按如下方式进行验收
5.1 验收程序
采用 一般程序验收
5.2 质量要求

服务方案说明

1、服务目标、范围和任务

针对服务内容为宁乡市民政局宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理项目项目[政府采购编号:NXCG-201909120060;委托代理编号:HNXZCG190912107]其综合档案室婚姻档案(2007-2017)分类整理、目录录入修正,纸质档案进行数字化、培训等工作,制定服务方案。

2、实施方案

1)、制定婚姻档案材料收集范围和保管期限表

制定与完善宁乡市民政局婚姻档案整理材料收集范围与保管期限表,婚姻档案的鉴定工作严格按照该表来进行材料收集与保管期限有确定,以确保归档材料收得完整理,保管期限鉴定准确。

2)、婚姻档案整理的原则

1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法:(一)婚姻登记材料按照年度归档。(二)一对当事人婚姻登记材料组成一卷。(三)卷内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。(四)以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。(五)按本办法第九条的规定对案卷进行分类,并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。(六)在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。注:1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。2、年度:案卷的所属年度。3、室编卷号:案卷排列的顺序号,每年每个类别分别从“1”开始标注。4、馆编卷号:档案移交时按进馆要求编制。5、页数:卷内材料有文字的页面数。(七)按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。注:1、档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。2、档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中,起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交时按进馆要求编制。3、备考表置于盒内,说明本盒档案的情况,并填写整理人、检查人和日期。(八)按类别分别编制婚姻登记档案目录。(九)每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号。

2、婚姻登记材料的归档要求:(一)当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档;(二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;(三)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水碳素墨水钢笔填写;婚姻登记档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。注:使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件,应当与纸质文件一并归档,归档要求参照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002)。

3、立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度-保管期限方法进行二级分类。

4、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为:全宗号-年度一保管期限-盒号-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。

档号按照以下要求编制:

a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T 13-1994编制。

b)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用0”补足,如“0026”。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项。

5编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便干检索。

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证、婚姻登记类型、婚姻登记字号、日期、页数、备注等项目。

a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c)文号:婚姻登记字号。

d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

e)题名:应录入男方姓名、女方姓名。

f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20010909

g)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注:注释文件需说明的情况。

6装订

纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架。

7修整

a)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

b)归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

c)对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8装订

归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订;永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。

装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒

a)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmx220mm(×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm50mm等(见附录DD1)。

b)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录DD2、图D3)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期:归档文件整理完成日期。

d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。

排架

归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度一机构(问题)一保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架,便于实体管理。

归档文件按年度一保管期限一机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。

档案盒样式及格式如下:

3、档案目录著录

核对文件目录信息,对著录的数据,按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的男方姓名、女方姓名、婚姻登记字号、男方身份证号、女方身份证号、责任者、归档年度和页数等,应进行修改。

室藏档案全文数字化处理工作开始前,必须先建规范的目录体系。达到国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》(DA/T 18894-2000)的要求。按照湖南省档案局的要求,档案目录数字化必须达到以下各类文书档案信息表著录字段标准。

3.1婚姻登记归档文件目录

表名:files_cata

字段名称

字段说明

数据类型

字段长度

Code_num

档案馆代码

文本

6

Sect_num

全宗号

文本

6

Roll_num

盒号

文本

8

Catalog_num

件号

数字

8

year

归档年度

文本

4

Auther

责任者

文本

200

limite

保管期限

文本

4

Doc_num

婚姻登记字号

文本

20

Comm_nfxm

男方姓名

文本

30

Comm_nnfxm

女方姓名

文本

30

Comm_nfsfz

男方身份证号

文本

20

Comm_nnfsfz

女方身份证号

文本

20

Form_time

婚姻登记时间

日期

8

Comm_sort

婚姻登记类型

文本

20

Page_num

页数

数字

8

security

密级

字符

6

location

存放位置

文本

20

Remark

备注

文本

200

3.2档案整理总体流程图

如下所示

主要工序简要说明,如下:

1.档案提调:从档案库房提取需要进行数字化前整理的档案原件到加工现场(根据工作进度领取),根据需要清点到盒(卷)记录每盒(卷)档案的卷(宗)数,不出现遗漏登记或重复登记。

2.分卷顺号:整理人员将卷(包、盒)打开,按照宁乡市民政局的要求,对全宗内案卷进行案卷级基础保管单位(以下简称“卷”)的分卷顺号,并赋予每“卷”档案一个唯一的卷号;对原案卷“一卷多宗”的情况,应依据档案内容和实体厚薄情况,或分或并,化宗为卷,重新编列案卷号,即消灭多宗现象;准确地统计全宗内“卷”的数量。

3.档案立卷:档案立卷人员对档案进行拟写案卷标题、卷内文件排序、处理重份档案、填写备考表、案卷包装等整理操作,并做好档案立卷的登记工作。

4.立卷质检:对立卷环节进行复核,确保立卷质量,保证符合宁乡市民政局的整理质量要求。

5.卷内秩序固定:将立卷环节已经排好顺序的档案,按照阅读顺序进行页码编制;将重份档案页码在备考表中进行登记;打印粘贴每盒、每册案卷的条形码,保证条形码粘贴无误。

6.卷内秩序固定质检:对卷内秩序固定环节的页码编制进行核对质检,确保页码编制的质量,保证复核宁乡市民政局的页码编页质量要求。

7.编制目录条目:目录著录人员对所整理档案进行案卷级秩序目录条目的著录,形成案卷级电子版和纸质簿式目录各一套。

8.质检验收:宁乡市民政局质检人员按照合同所规定的质量标准,对整理完成的成品进行抽检,抽检比率不低于20%,差错率超过质量标准的退回返工。

9.档案还库:质检验收通过后,我司档案交接人员在整理场地指定地点向宁乡市民政局工作人员移交整理完成的档案和秩序目录(纸质和电子版各一套),情况无误后双方共同签署《档案还库移交单》,我方档案交接人员协助宁乡市民政局档案提调组人员将档案归还至库房。

4、婚姻档案整理方法

4.1、编目

4.1.1文件目录

—序号:填写同一个盒内文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

文件编号(或文号):填写婚姻登记字号的原始编号。

责任者:填写文件的直接形成单位(也就是编制单位)或主要责任者,一般填法人单位名称。

文件题名:填写文件标题的全称。该题名包括男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证。

日期:是指文件的形成日期。具体填写日期应用8位阿拉伯数字年度4位数,月、日各用2位数表示,示例:20110508

页数:填写每一件文件的页数。

备注:对每对婚姻登记文件的变化进行说明。

4.1.2卷内备考表

4.1.3档案卷内备考表的要素包括:档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录4。

4.2、编制案卷封面

4.2.1婚姻档案的封面内容,均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。一律用激光打印机制作卷内案卷软封面,排列在卷内文件目录之前。

4.2.2案卷封面内容组成及填写

4.2.2.1档号:见4.2.2。

4.2.2.3保管期限:按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

4.2.2.4密级:填写本卷内的最高密级。

4.3、装订案卷

4.3.1装订要求

4.3.1.1档案纸张幅面一般不超过(297×210mm)纸型,大于A4幅面的图纸等要统一折叠成A4幅面,文件一律不得裁剪和切边,纸张幅面过小无法装订的应粘贴在A4幅面的空白纸上。

4.3.1.2对于破损文件,应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。

4.3.1.3去除文件上的易腐蚀的金属物(回形针、大头针、订书针)和塑料夹(膜),以免锈蚀文件。

4.3.1.4每本厚度2-4cm,一般不宜超过4cm。

4.3.1.5原件与复制件不宜混装,一式几套的文件中应有一套原件。

4.3.1.6案卷装订完毕后,尽量采用一卷一盒,盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相一致。

4.3.2装订方法

4.3.2.1以“卷”为单位整理的档案,可采用三孔一线方法装订成册。

4.3.2.2采用档案专用线装订,距左边15mm,中孔居中,三孔之间各为80~90mm,装订时靠装订边和下边对齐,也就是左边和下边对齐。

4.3.2.3 以“件”为单位整理的档案,亦可采用文书档案的封套套装方式。

4.4、填写卷内备考表

4.4.1卷内备考表要标明案盒内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。

4.4..2立卷人:填写负责整理、装订的人,应手工签名,并填写完成立卷的日期。

4.4.3检查人:填写负责检查的人,应手工签名,并填写完成检查卷的日期。

4.4.4卷内备考表要求打印(除签名外),备考表排列在卷内文件尾页之后。

4.5、装盒

4.5.1档案盒规格:档案盒长宽尺寸 310×220mm ;档案盒应使用无酸纸统一制作。

4.5.2 应根据案卷厚度,选择合适规格的档案盒。

4.5.3档案盒脊背应统一打印,使用强力胶粘帖。

4.6、编制案卷目录与移交

5.6.1档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。


5、纸质档案数字化方法及流程

5.1档案扫描加工总体流程图,如下所示:

主要工序简要说明如下:

1、调档交接:加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场(按数字化加工计划分批次提取),并与宁乡市民政局指定的专人做好清点交接工作,根据需要清点到盒(卷),记录每盒(卷)档案件数及页数,不出现遗漏登记或重复登记。

2、档案前处理:扫描之前,对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实,拆除装订物,按要求区分扫描件和非扫描件,编制页码,并对特殊原件做相应处理,以保证顺利通过扫描。扫描完成之后,将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,发现不合格的数据进行修改或重录,发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致,要求重新进行整理,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单,并认真填写验收登记表单,做好移交的清点交接和移交登记工作。

3、条目著录:根据宁乡市民政局要求和需求进行数字化建库与著录工作,我司将做到在录入数据的同时做好校对工作,对目录建库成果进行自检,自检合格后递交客户审核、验收,同时填写验收登记表单。

4、档案扫描:扫描操作员将整理好的档案原件,首先根据纸张状况和工作任务进行扫描,然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理,包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作,处理后的图像以宁乡市民政局规定的文件格式保存。

5、图像处理:对需要处理的图像,采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理(旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作)、专业处理(旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等)、字迹处理(局部减淡、局部加粗、去污去噪),以保证图像质量。

6、文件存储:对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的JPG多页的TIFF格式,选择GROUP 4压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换,使其形成一个与卷内实体文件一一对应的单个图像文件,这样挂接利用就更为方便。

7、数据挂接:分别对目录数据和全文数据进行分批处理导入采购方指定的世纪科怡、中信档案管理系统,将档案扫描图像和对应目录进行挂接,建立图像文件与档案目录的对应关系。

8、数据验收:参照宁乡市民政局提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

9、数据备份:我司对加工后的档案自检后,提交给客户验收,验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用,按目录刻盘,生成光盘索引目录和光盘卷标,保证光盘刻录和光盘数据质量。

10装订移交:将档案原件按原始状态装订成册,不能复原的,应在登记表中说明情由,确保无误之后将验收合格的全部成品数据以DVD光盘(一式三份)为载体移交给开宁乡市民政局

5.2对图像处理的理解

n难点说明

图像处理环节中采用数字化成果图像处理工具软件处理的,并具有自动去污、去黑边、裁边,小角度纠偏等功能。

u解决方案

我司将针对电子图像数据,使用数字化加工管理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密。保证电子图像居中、清晰、端正。

1)旋转

将倒置、横置的图像文件通过旋转180°或90°来还原正常方向,以保证正常的阅读习惯。

2)纠偏

影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种,自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正,但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况,因此还需要手动进行角度的偏转。图像偏度不得大于0.5度。

3)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理,处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则,包括自动去污和手动去污两种,自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除,但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小,以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

4)图像修复

修复的效果以图像不失真,效果清晰完整为准,在著录目录数据库时,应加注“图像修复”。

5)图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,拼接工作在图像处理节点进行,图像拼接后应与档案原件核实,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息,确保拼接无误,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

6)裁边处理

进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

7)字迹洇透

采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。

8)格式转换

对图像格式进行批量/转换,导入和导出。将单页JPEG格式影像文件直接转换为PDF文件格式;多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件;转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。

9)消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线,由于折痕多覆盖在内容信息的上面,因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

10)去除黑边:系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围,由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

11)去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容,采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

12)尺寸调整

对于图像尺寸不一致的情况,我们将对边缘空白过宽的进行裁切,对于过窄的进行补边,使同幅面档案大小美观、一致。

13)色彩调节

针对图像中色彩较近,内容与底色反差不大,明暗度太浅的情况,我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

14)图片合页

对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像,再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来,但其效果并不同拼接。

5.3对整理质量保证的理解

n难点说明

档案数字化加工是一项人为且批量生产的工作,需要经过严格的质检,但也不能保证百分百的正确或规范,因此在数字化加工项目中,对数字化成果质量保证提出高要求。

u解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系,对加工完成的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,当我司自检合格后,相关加工成果递交宁乡市民政局验收

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序,逐一进行审核,分项目验收。

ü案卷分卷排序:卷号编制须100%正确。

ü编页:编页出现漏、重、跳号等错误;编页位置错误;书写页码过大过小,字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题:标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误,文句不通顺。有上列情况之一的,均计错。退回重做。

ü卷内文件排序:同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的,退回重做。计错。

ü重份档案的处理:大量重份档案未在备考表或目录中标明,退回重做。计错。

ü档案保护性处理:差错率不得高于1‰。有下列情况之一的,均计错。①锈变金属(如大头针、回形针)或以往利用过程中夹杂在卷(包、盒)内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷:将档案逐卷装入封皮,出现串卷、张冠李戴,退回重做。计错。

ü备考表:凡应填项出现空项,或未按标准填写,退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目:根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括:档号、标题、时间、实体状况(语种、页数、残破情况)。著录差错率不得高于1‰。有下列情况之一,均计错。①档号:未按整理方案要求书写。②标题:标题内容错漏(含错别字)。③时间:时间换算或书写错误。④档案实体状况:漏填或未按要求填写。

ü书写要求:备考表等有书写内容的,如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的,退回整理者重做。计错。差错率不得高于1‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制,以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过0.1‰,凡超过者,按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者,按批次退回自查重做。

ü对于退回返工的档案,须在改正之后,重新提交送审。

5.4对不同幅面大小和纸质状况的理解

n难点说明

由于本项目需要扫描的档案纸张类型和要求的质量不一,因此在档案扫描过程中,需要根据档案纸张幅面大小和纸张状况,选择相应的扫描仪。在档案数字化加工过程中,还需要对可能涉及的不同纸张,采取的不同档案扫描方式及处理工艺。

u解决方案

我司将提供高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪,其中大幅面档案将采用大幅面扫描仪。针对不同纸张我司还将采取不同扫描及处理方法,具体如下所示:

1、普通纸张

针对普通纸张的扫描,扫描加工人员将根据纸张幅面大小,选择对应幅面的平板扫描仪扫描即可。

2、较薄、易碎的纸张

对于如信纸、便笺纸等较薄、易碎的纸张,将严格采用平板扫描仪进行扫描,扫描时轻拿轻放,严禁对纸张造成损害。较薄的纸张扫描时在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物进行扫描。

3、字迹较浅或模糊纸张

对于字迹较浅或模糊的纸张,如:铅笔、圆珠笔字迹等,可通过增加分辨率,调整亮度、对比度等技术参数,直至扫描图像清晰为止。

4、脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

对于脏乱的档案,扫描员要先观察污染情况,对可清除的污染物,进行清除后进行扫描;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。对字形弯曲、版面较偏的纸张,可通过扫描软件根据倾斜情况进行自动或手调整,改变倾斜度。

5、领导签名稿

领导签名稿一般为手写文件,扫描时需要注意通过增加分辨率、提高对比度等措施确保扫描件的清晰度。

6、底色较深的纸张

对于底色较深的纸张,如草浆纸、油印纸等,可通过增加亮度,使底色变浅,并通过增加对比度使字变黑,以保证扫描件的清晰度。

7、不规则纸张

对于不规则的纸张,小幅面根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描,对于大于A3幅面的档案,采用大幅面扫描仪进行扫描。

8、不拆卷档案

对于不宜拆卷的尽量使用非接触扫描仪扫描,扫描时保证档案原件的安全。

9、彩色页

扫描为全彩色扫描,所以彩色页将根据实际情况,酌情提高分辨率即可。

5.5对破损档案修复处理的理解

n难点说明

对于部分历史档案由于保存时间较长,纸质状况不一样,会出现部分档案破损需要修复的情况,因为档案是历史的真实记录,每一张档案都是唯一的,在修复过程中要遵循保护档案原貌的原则,档案上原有的字迹、符号、标记等不得随意变动和丢弃,因此档案整理过程中可能存在的档案裱糊修复需求,这对档案数字化加工人员的专业技能提出相当高的要求。

u解决方案

我司具备专业的档案修复团队,具备相关档案修复经验。为了保证破损档案能恢复原来的面目,在保存和利用中发挥作用,修复档案时要一定要保持文件的面貌;修复工作不能弄脏档案文件;修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用;修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说,修复好的档案在使用中损坏后,仍可以再次修复。

我司修复工作总体思路,如下所示

1、有利于档案制成材料耐久性,所应用的修复技术不仅在短期内能改善档案制成材料的情况,而且要长期有利于制成材料的耐久性;所应用的修复材料对档案不能有丝毫损害。

2、尽量保持档案原貌,所应用的修复技术不能损害信息的历史痕迹的真实性和凭证性,不能丢掉片纸只字,不能任意涂改填写。

3、应用的修复方法需经过多次科学实验,确有把握才能进行修复。

我司遵循的修复原则,如下所示:

1、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。  

2、保持档案原貌。

3、档案修复应具有可逆性。档案修复的技术方法应不仅可以加固档案,而且在需要时能够复原。

4、针对档案案卷的具体情况,可采用托裱加固的方法,修裱加固后的档案文件材料应达到能完整打开并完整展示全部信息的要求 。

5、修复前需拍照、留档、并制作光盘,提供给客户。

5.6档案整理与数字化加工设备汇总

为确保本项目的顺利实施和档案实体的安全,我司将提供的加工设备汇总情况,如下所示:

序号

名称

产品型号

配置情况

数量

图片

1

电脑

计算机终端

2.53GHz/2G/160G/独立显卡/19"液晶/光电键鼠套件/Win7/配扫描仪图像采集软件,电脑硬盘所有权属用户所有。

6

2

高速扫描仪

富士通6670

A3高速扫描仪

100–600dpi可调

纵向: 85ppm/150ipm(200dpi), 82ppm/124ipm(300dpi)

横向:

95ppm/ 190ipm(200dpi)

82ppm/ 164ipm(300dpi)

4

3

平板扫描仪

星震A380

扫描方式:CCD

光学分辨率:600x1200DPI

扫描速度:2.48秒/张

A3 300DPI 彩色/扫描幅面:A3/彩色:2.48秒,灰度:1.65秒,黑白:1.65秒/接口:USB2.0/扫描仪

尺寸:623×400×133mm

4

4

档案盒专用打印机

富士通DPK8680E

打印速度:中文信函质量75字/秒、中文高速质量150字/秒、中文超高速质量225字/秒;字符集 大字库GB18030;进纸方式:摩擦走纸,连续纸:推进式链式走纸;介质厚度:2mm;

2

5

激光

打印机

HP1536

产品定位:多功能商用一体机/产品类型:黑白激光多功能一体机/涵盖功能:打印/复印/扫描/传真;最大处理幅面:A4/耗材类型:鼓粉一体/耗材容量 CE278A:2100页 / 预热时间:0秒预热/处理器 500MHz /内存:128MB

2

6

装订机

阮氏

装订规格:打孔直径:7mm

装订厚度:30mm

2

7

切纸机

兴业450V+

电压:220V(110V±10%),50/60Hz

功率: 800W

压纸方式: 电动

推纸方式: 手动

裁切精度: ±0.5mm

其它特点: 最大裁切尺寸450mm

1

8

刻录机

先锋DVR-XU01

光驱类型:DVD刻录机

接口类型:USB2.0

1

9

牛皮纸

/

A4牛皮纸

2400

根据实际情况提供

10

打印纸

/

打印纸

100000

根据实际情况提供

11

其他用品及耗材

/

打孔裁线机、打印粉、订书机、订书针、棉线、打印纸胶水、DVD光盘和移动硬盘等

若干

根据实际情况提供

5.7档案数字化登记表

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。对破损、缺角、及特殊纸张进行详细登记。其登记表格式如下:

纸质档案数字化领用登记表

序号

档号

起始

件号

页数

领用

时间

领用人

归还

时间

归还人

负责人

签名

完整情况

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

 

 

 

服务方案说明

、服务方案说明

1、服务目标、范围和任务

针对服务内容为宁乡市民政局宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理项目项目[政府采购编号:NXCG-201909120060;委托代理编号:HNXZCG190912107]其综合档案室婚姻档案(2007-2017)分类整理、目录录入修正,纸质档案进行数字化、培训等工作,制定服务方案。

2、实施方案

1)、制定婚姻档案材料收集范围和保管期限表

制定与完善宁乡市民政局婚姻档案整理材料收集范围与保管期限表,婚姻档案的鉴定工作严格按照该表来进行材料收集与保管期限有确定,以确保归档材料收得完整理,保管期限鉴定准确。

2)、婚姻档案整理的原则

1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法:(一)婚姻登记材料按照年度归档。(二)一对当事人婚姻登记材料组成一卷。(三)卷内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。(四)以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。(五)按本办法第九条的规定对案卷进行分类,并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。(六)在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。注:1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。2、年度:案卷的所属年度。3、室编卷号:案卷排列的顺序号,每年每个类别分别从“1”开始标注。4、馆编卷号:档案移交时按进馆要求编制。5、页数:卷内材料有文字的页面数。(七)按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。注:1、档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。2、档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中,起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交时按进馆要求编制。3、备考表置于盒内,说明本盒档案的情况,并填写整理人、检查人和日期。(八)按类别分别编制婚姻登记档案目录。(九)每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号。

2、婚姻登记材料的归档要求:(一)当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档;(二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;(三)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水碳素墨水钢笔填写;婚姻登记档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。注:使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件,应当与纸质文件一并归档,归档要求参照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002)。

3、立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度-保管期限方法进行二级分类。

4、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为:全宗号-年度一保管期限-盒号-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。

档号按照以下要求编制:

a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T 13-1994编制。

b)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用0”补足,如“0026”。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项。

5编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便干检索。

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证、婚姻登记类型、婚姻登记字号、日期、页数、备注等项目。

a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c)文号:婚姻登记字号。

d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

e)题名:应录入男方姓名、女方姓名。

f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20010909

g)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注:注释文件需说明的情况。

6装订

纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架。

7修整

a)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

b)归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

c)对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8装订

归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订;永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。

装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒

a)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmx220mm(×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm50mm等(见附录DD1)。

b)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录DD2、图D3)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期:归档文件整理完成日期。

d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。

排架

归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度一机构(问题)一保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架,便于实体管理。

归档文件按年度一保管期限一机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。

档案盒样式及格式如下:

3、档案目录著录

核对文件目录信息,对著录的数据,按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的男方姓名、女方姓名、婚姻登记字号、男方身份证号、女方身份证号、责任者、归档年度和页数等,应进行修改。

室藏档案全文数字化处理工作开始前,必须先建规范的目录体系。达到国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》(DA/T 18894-2000)的要求。按照湖南省档案局的要求,档案目录数字化必须达到以下各类文书档案信息表著录字段标准。

3.1婚姻登记归档文件目录

表名:files_cata

字段名称

字段说明

数据类型

字段长度

Code_num

档案馆代码

文本

6

Sect_num

全宗号

文本

6

Roll_num

盒号

文本

8

Catalog_num

件号

数字

8

year

归档年度

文本

4

Auther

责任者

文本

200

limite

保管期限

文本

4

Doc_num

婚姻登记字号

文本

20

Comm_nfxm

男方姓名

文本

30

Comm_nnfxm

女方姓名

文本

30

Comm_nfsfz

男方身份证号

文本

20

Comm_nnfsfz

女方身份证号

文本

20

Form_time

婚姻登记时间

日期

8

Comm_sort

婚姻登记类型

文本

20

Page_num

页数

数字

8

security

密级

字符

6

location

存放位置

文本

20

Remark

备注

文本

200

3.2档案整理总体流程图

如下所示

主要工序简要说明,如下:

1.档案提调:从档案库房提取需要进行数字化前整理的档案原件到加工现场(根据工作进度领取),根据需要清点到盒(卷)记录每盒(卷)档案的卷(宗)数,不出现遗漏登记或重复登记。

2.分卷顺号:整理人员将卷(包、盒)打开,按照宁乡市民政局的要求,对全宗内案卷进行案卷级基础保管单位(以下简称“卷”)的分卷顺号,并赋予每“卷”档案一个唯一的卷号;对原案卷“一卷多宗”的情况,应依据档案内容和实体厚薄情况,或分或并,化宗为卷,重新编列案卷号,即消灭多宗现象;准确地统计全宗内“卷”的数量。

3.档案立卷:档案立卷人员对档案进行拟写案卷标题、卷内文件排序、处理重份档案、填写备考表、案卷包装等整理操作,并做好档案立卷的登记工作。

4.立卷质检:对立卷环节进行复核,确保立卷质量,保证符合宁乡市民政局的整理质量要求。

5.卷内秩序固定:将立卷环节已经排好顺序的档案,按照阅读顺序进行页码编制;将重份档案页码在备考表中进行登记;打印粘贴每盒、每册案卷的条形码,保证条形码粘贴无误。

6.卷内秩序固定质检:对卷内秩序固定环节的页码编制进行核对质检,确保页码编制的质量,保证复核宁乡市民政局的页码编页质量要求。

7.编制目录条目:目录著录人员对所整理档案进行案卷级秩序目录条目的著录,形成案卷级电子版和纸质簿式目录各一套。

8.质检验收:宁乡市民政局质检人员按照合同所规定的质量标准,对整理完成的成品进行抽检,抽检比率不低于20%,差错率超过质量标准的退回返工。

9.档案还库:质检验收通过后,我司档案交接人员在整理场地指定地点向宁乡市民政局工作人员移交整理完成的档案和秩序目录(纸质和电子版各一套),情况无误后双方共同签署《档案还库移交单》,我方档案交接人员协助宁乡市民政局档案提调组人员将档案归还至库房。

4、婚姻档案整理方法

4.1、编目

4.1.1文件目录

—序号:填写同一个盒内文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

文件编号(或文号):填写婚姻登记字号的原始编号。

责任者:填写文件的直接形成单位(也就是编制单位)或主要责任者,一般填法人单位名称。

文件题名:填写文件标题的全称。该题名包括男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证。

日期:是指文件的形成日期。具体填写日期应用8位阿拉伯数字年度4位数,月、日各用2位数表示,示例:20110508

页数:填写每一件文件的页数。

备注:对每对婚姻登记文件的变化进行说明。

4.1.2卷内备考表

4.1.3档案卷内备考表的要素包括:档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录4。

4.2、编制案卷封面

4.2.1婚姻档案的封面内容,均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。一律用激光打印机制作卷内案卷软封面,排列在卷内文件目录之前。

4.2.2案卷封面内容组成及填写

4.2.2.1档号:见4.2.2。

4.2.2.3保管期限:按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

4.2.2.4密级:填写本卷内的最高密级。

4.3、装订案卷

4.3.1装订要求

4.3.1.1档案纸张幅面一般不超过(297×210mm)纸型,大于A4幅面的图纸等要统一折叠成A4幅面,文件一律不得裁剪和切边,纸张幅面过小无法装订的应粘贴在A4幅面的空白纸上。

4.3.1.2对于破损文件,应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。

4.3.1.3去除文件上的易腐蚀的金属物(回形针、大头针、订书针)和塑料夹(膜),以免锈蚀文件。

4.3.1.4每本厚度2-4cm,一般不宜超过4cm。

4.3.1.5原件与复制件不宜混装,一式几套的文件中应有一套原件。

4.3.1.6案卷装订完毕后,尽量采用一卷一盒,盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相一致。

4.3.2装订方法

4.3.2.1以“卷”为单位整理的档案,可采用三孔一线方法装订成册。

4.3.2.2采用档案专用线装订,距左边15mm,中孔居中,三孔之间各为80~90mm,装订时靠装订边和下边对齐,也就是左边和下边对齐。

4.3.2.3 以“件”为单位整理的档案,亦可采用文书档案的封套套装方式。

4.4、填写卷内备考表

4.4.1卷内备考表要标明案盒内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。

4.4..2立卷人:填写负责整理、装订的人,应手工签名,并填写完成立卷的日期。

4.4.3检查人:填写负责检查的人,应手工签名,并填写完成检查卷的日期。

4.4.4卷内备考表要求打印(除签名外),备考表排列在卷内文件尾页之后。

4.5、装盒

4.5.1档案盒规格:档案盒长宽尺寸 310×220mm ;档案盒应使用无酸纸统一制作。

4.5.2 应根据案卷厚度,选择合适规格的档案盒。

4.5.3档案盒脊背应统一打印,使用强力胶粘帖。

4.6、编制案卷目录与移交

5.6.1档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。


5、纸质档案数字化方法及流程

5.1档案扫描加工总体流程图,如下所示:

主要工序简要说明如下:

1、调档交接:加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场(按数字化加工计划分批次提取),并与宁乡市民政局指定的专人做好清点交接工作,根据需要清点到盒(卷),记录每盒(卷)档案件数及页数,不出现遗漏登记或重复登记。

2、档案前处理:扫描之前,对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实,拆除装订物,按要求区分扫描件和非扫描件,编制页码,并对特殊原件做相应处理,以保证顺利通过扫描。扫描完成之后,将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,发现不合格的数据进行修改或重录,发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致,要求重新进行整理,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单,并认真填写验收登记表单,做好移交的清点交接和移交登记工作。

3、条目著录:根据宁乡市民政局要求和需求进行数字化建库与著录工作,我司将做到在录入数据的同时做好校对工作,对目录建库成果进行自检,自检合格后递交客户审核、验收,同时填写验收登记表单。

4、档案扫描:扫描操作员将整理好的档案原件,首先根据纸张状况和工作任务进行扫描,然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理,包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作,处理后的图像以宁乡市民政局规定的文件格式保存。

5、图像处理:对需要处理的图像,采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理(旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作)、专业处理(旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等)、字迹处理(局部减淡、局部加粗、去污去噪),以保证图像质量。

6、文件存储:对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的JPG多页的TIFF格式,选择GROUP 4压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换,使其形成一个与卷内实体文件一一对应的单个图像文件,这样挂接利用就更为方便。

7、数据挂接:分别对目录数据和全文数据进行分批处理导入采购方指定的世纪科怡、中信档案管理系统,将档案扫描图像和对应目录进行挂接,建立图像文件与档案目录的对应关系。

8、数据验收:参照宁乡市民政局提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

9、数据备份:我司对加工后的档案自检后,提交给客户验收,验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用,按目录刻盘,生成光盘索引目录和光盘卷标,保证光盘刻录和光盘数据质量。

10装订移交:将档案原件按原始状态装订成册,不能复原的,应在登记表中说明情由,确保无误之后将验收合格的全部成品数据以DVD光盘(一式三份)为载体移交给开宁乡市民政局

5.2对图像处理的理解

n难点说明

图像处理环节中采用数字化成果图像处理工具软件处理的,并具有自动去污、去黑边、裁边,小角度纠偏等功能。

u解决方案

我司将针对电子图像数据,使用数字化加工管理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密。保证电子图像居中、清晰、端正。

1)旋转

将倒置、横置的图像文件通过旋转180°或90°来还原正常方向,以保证正常的阅读习惯。

2)纠偏

影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种,自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正,但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况,因此还需要手动进行角度的偏转。图像偏度不得大于0.5度。

3)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理,处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则,包括自动去污和手动去污两种,自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除,但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小,以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

4)图像修复

修复的效果以图像不失真,效果清晰完整为准,在著录目录数据库时,应加注“图像修复”。

5)图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,拼接工作在图像处理节点进行,图像拼接后应与档案原件核实,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息,确保拼接无误,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

6)裁边处理

进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

7)字迹洇透

采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。

8)格式转换

对图像格式进行批量/转换,导入和导出。将单页JPEG格式影像文件直接转换为PDF文件格式;多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件;转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。

9)消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线,由于折痕多覆盖在内容信息的上面,因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

10)去除黑边:系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围,由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

11)去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容,采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

12)尺寸调整

对于图像尺寸不一致的情况,我们将对边缘空白过宽的进行裁切,对于过窄的进行补边,使同幅面档案大小美观、一致。

13)色彩调节

针对图像中色彩较近,内容与底色反差不大,明暗度太浅的情况,我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

14)图片合页

对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像,再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来,但其效果并不同拼接。

5.3对整理质量保证的理解

n难点说明

档案数字化加工是一项人为且批量生产的工作,需要经过严格的质检,但也不能保证百分百的正确或规范,因此在数字化加工项目中,对数字化成果质量保证提出高要求。

u解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系,对加工完成的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,当我司自检合格后,相关加工成果递交宁乡市民政局验收

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序,逐一进行审核,分项目验收。

ü案卷分卷排序:卷号编制须100%正确。

ü编页:编页出现漏、重、跳号等错误;编页位置错误;书写页码过大过小,字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题:标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误,文句不通顺。有上列情况之一的,均计错。退回重做。

ü卷内文件排序:同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的,退回重做。计错。

ü重份档案的处理:大量重份档案未在备考表或目录中标明,退回重做。计错。

ü档案保护性处理:差错率不得高于1‰。有下列情况之一的,均计错。①锈变金属(如大头针、回形针)或以往利用过程中夹杂在卷(包、盒)内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷:将档案逐卷装入封皮,出现串卷、张冠李戴,退回重做。计错。

ü备考表:凡应填项出现空项,或未按标准填写,退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目:根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括:档号、标题、时间、实体状况(语种、页数、残破情况)。著录差错率不得高于1‰。有下列情况之一,均计错。①档号:未按整理方案要求书写。②标题:标题内容错漏(含错别字)。③时间:时间换算或书写错误。④档案实体状况:漏填或未按要求填写。

ü书写要求:备考表等有书写内容的,如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的,退回整理者重做。计错。差错率不得高于1‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制,以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过0.1‰,凡超过者,按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者,按批次退回自查重做。

ü对于退回返工的档案,须在改正之后,重新提交送审。

5.4对不同幅面大小和纸质状况的理解

n难点说明

由于本项目需要扫描的档案纸张类型和要求的质量不一,因此在档案扫描过程中,需要根据档案纸张幅面大小和纸张状况,选择相应的扫描仪。在档案数字化加工过程中,还需要对可能涉及的不同纸张,采取的不同档案扫描方式及处理工艺。

u解决方案

我司将提供高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪,其中大幅面档案将采用大幅面扫描仪。针对不同纸张我司还将采取不同扫描及处理方法,具体如下所示:

1、普通纸张

针对普通纸张的扫描,扫描加工人员将根据纸张幅面大小,选择对应幅面的平板扫描仪扫描即可。

2、较薄、易碎的纸张

对于如信纸、便笺纸等较薄、易碎的纸张,将严格采用平板扫描仪进行扫描,扫描时轻拿轻放,严禁对纸张造成损害。较薄的纸张扫描时在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物进行扫描。

3、字迹较浅或模糊纸张

对于字迹较浅或模糊的纸张,如:铅笔、圆珠笔字迹等,可通过增加分辨率,调整亮度、对比度等技术参数,直至扫描图像清晰为止。

4、脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

对于脏乱的档案,扫描员要先观察污染情况,对可清除的污染物,进行清除后进行扫描;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。对字形弯曲、版面较偏的纸张,可通过扫描软件根据倾斜情况进行自动或手调整,改变倾斜度。

5、领导签名稿

领导签名稿一般为手写文件,扫描时需要注意通过增加分辨率、提高对比度等措施确保扫描件的清晰度。

6、底色较深的纸张

对于底色较深的纸张,如草浆纸、油印纸等,可通过增加亮度,使底色变浅,并通过增加对比度使字变黑,以保证扫描件的清晰度。

7、不规则纸张

对于不规则的纸张,小幅面根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描,对于大于A3幅面的档案,采用大幅面扫描仪进行扫描。

8、不拆卷档案

对于不宜拆卷的尽量使用非接触扫描仪扫描,扫描时保证档案原件的安全。

9、彩色页

扫描为全彩色扫描,所以彩色页将根据实际情况,酌情提高分辨率即可。

5.5对破损档案修复处理的理解

n难点说明

对于部分历史档案由于保存时间较长,纸质状况不一样,会出现部分档案破损需要修复的情况,因为档案是历史的真实记录,每一张档案都是唯一的,在修复过程中要遵循保护档案原貌的原则,档案上原有的字迹、符号、标记等不得随意变动和丢弃,因此档案整理过程中可能存在的档案裱糊修复需求,这对档案数字化加工人员的专业技能提出相当高的要求。

u解决方案

我司具备专业的档案修复团队,具备相关档案修复经验。为了保证破损档案能恢复原来的面目,在保存和利用中发挥作用,修复档案时要一定要保持文件的面貌;修复工作不能弄脏档案文件;修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用;修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说,修复好的档案在使用中损坏后,仍可以再次修复。

我司修复工作总体思路,如下所示

1、有利于档案制成材料耐久性,所应用的修复技术不仅在短期内能改善档案制成材料的情况,而且要长期有利于制成材料的耐久性;所应用的修复材料对档案不能有丝毫损害。

2、尽量保持档案原貌,所应用的修复技术不能损害信息的历史痕迹的真实性和凭证性,不能丢掉片纸只字,不能任意涂改填写。

3、应用的修复方法需经过多次科学实验,确有把握才能进行修复。

我司遵循的修复原则,如下所示:

1、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。  

2、保持档案原貌。

3、档案修复应具有可逆性。档案修复的技术方法应不仅可以加固档案,而且在需要时能够复原。

4、针对档案案卷的具体情况,可采用托裱加固的方法,修裱加固后的档案文件材料应达到能完整打开并完整展示全部信息的要求 。

5、修复前需拍照、留档、并制作光盘,提供给客户。

5.6档案整理与数字化加工设备汇总

为确保本项目的顺利实施和档案实体的安全,我司将提供的加工设备汇总情况,如下所示:

序号

名称

产品型号

配置情况

数量

图片

1

电脑

计算机终端

2.53GHz/2G/160G/独立显卡/19"液晶/光电键鼠套件/Win7/配扫描仪图像采集软件,电脑硬盘所有权属用户所有。

6

2

高速扫描仪

富士通6670

A3高速扫描仪

100–600dpi可调

纵向: 85ppm/150ipm(200dpi), 82ppm/124ipm(300dpi)

横向:

95ppm/ 190ipm(200dpi)

82ppm/ 164ipm(300dpi)

4

3

平板扫描仪

星震A380

扫描方式:CCD

光学分辨率:600x1200DPI

扫描速度:2.48秒/张

A3 300DPI 彩色/扫描幅面:A3/彩色:2.48秒,灰度:1.65秒,黑白:1.65秒/接口:USB2.0/扫描仪

尺寸:623×400×133mm

4

4

档案盒专用打印机

富士通DPK8680E

打印速度:中文信函质量75字/秒、中文高速质量150字/秒、中文超高速质量225字/秒;字符集 大字库GB18030;进纸方式:摩擦走纸,连续纸:推进式链式走纸;介质厚度:2mm;

2

5

激光

打印机

HP1536

产品定位:多功能商用一体机/产品类型:黑白激光多功能一体机/涵盖功能:打印/复印/扫描/传真;最大处理幅面:A4/耗材类型:鼓粉一体/耗材容量 CE278A:2100页 / 预热时间:0秒预热/处理器 500MHz /内存:128MB

2

6

装订机

阮氏

装订规格:打孔直径:7mm

装订厚度:30mm

2

7

切纸机

兴业450V+

电压:220V(110V±10%),50/60Hz

功率: 800W

压纸方式: 电动

推纸方式: 手动

裁切精度: ±0.5mm

其它特点: 最大裁切尺寸450mm

1

8

刻录机

先锋DVR-XU01

光驱类型:DVD刻录机

接口类型:USB2.0

1

9

牛皮纸

/

A4牛皮纸

2400

根据实际情况提供

10

打印纸

/

打印纸

100000

根据实际情况提供

11

其他用品及耗材

/

打孔裁线机、打印粉、订书机、订书针、棉线、打印纸胶水、DVD光盘和移动硬盘等

若干

根据实际情况提供

5.7档案数字化登记表

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。对破损、缺角、及特殊纸张进行详细登记。其登记表格式如下:

纸质档案数字化领用登记表

序号

档号

起始

件号

页数

领用

时间

领用人

归还

时间

归还人

负责人

签名

完整情况

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

……

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1、服务目标、范围和任务

针对服务内容为宁乡市民政局宁乡市民政局2007年-2017年婚姻登记历史档案整理项目项目[政府采购编号:NXCG-201909120060;委托代理编号:HNXZCG190912107]其综合档案室婚姻档案(2007-2017)分类整理、目录录入修正,纸质档案进行数字化、培训等工作,制定服务方案。

2、实施方案

1)、制定婚姻档案材料收集范围和保管期限表

制定与完善宁乡市民政局婚姻档案整理材料收集范围与保管期限表,婚姻档案的鉴定工作严格按照该表来进行材料收集与保管期限有确定,以确保归档材料收得完整理,保管期限鉴定准确。

2)、婚姻档案整理的原则

1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法:(一)婚姻登记材料按照年度归档。(二)一对当事人婚姻登记材料组成一卷。(三)卷内材料分别按照本办法第五、六、七、八条规定的顺序排列。(四)以有利于档案保管和利用的方法固定案卷。(五)按本办法第九条的规定对案卷进行分类,并按照办理婚姻登记的时间顺序排列。(六)在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。注:1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。2、年度:案卷的所属年度。3、室编卷号:案卷排列的顺序号,每年每个类别分别从“1”开始标注。4、馆编卷号:档案移交时按进馆要求编制。5、页数:卷内材料有文字的页面数。(七)按室编卷号的顺序将婚姻登记档案装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。注:1、档案盒封面应标明全宗名称和婚姻登记处名称。2、档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中,起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交时按进馆要求编制。3、备考表置于盒内,说明本盒档案的情况,并填写整理人、检查人和日期。(八)按类别分别编制婚姻登记档案目录。(九)每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号。

2、婚姻登记材料的归档要求:(一)当年的婚姻登记材料应当在次年的3月31日前完成立卷归档;(二)归档的婚姻登记材料必须齐全完整,案卷规范、整齐,复印件一律使用A4规格的复印纸,复印件和照片应当图像清晰;(三)归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水碳素墨水钢笔填写;婚姻登记档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。注:使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件,应当与纸质文件一并归档,归档要求参照《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002)。

3、立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用年度-保管期限方法进行二级分类。

4、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为:全宗号-年度一保管期限-盒号-件号。

上、下位代码之间用“-”连接。

档号按照以下要求编制:

a)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T 13-1994编制。

b)件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用0”补足,如“0026”。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项。

5编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便干检索。

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证、婚姻登记类型、婚姻登记字号、日期、页数、备注等项目。

a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c)文号:婚姻登记字号。

d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

e)题名:应录入男方姓名、女方姓名。

f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20010909

g)密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注:注释文件需说明的情况。

6装订

纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架。

7修整

a)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

b)归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

c)对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8装订

归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订;永久保管的归档文件,宜采取线装法装订。

装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

档案盒

a)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmx220mm(×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm50mm等(见附录DD1)。

b)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见附录DD2、图D3)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格;盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期(见附录E)。

a)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b)整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。

c)整理日期:归档文件整理完成日期。

d)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e)检查日期:归档文件检查完毕的日期。

排架

归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。

归档文件按年度一机构(问题)一保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题)序列依次上架,便于实体管理。

归档文件按年度一保管期限一机构(问题)分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架,便于档案移交进馆。

档案盒样式及格式如下:

3、档案目录著录

核对文件目录信息,对著录的数据,按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的男方姓名、女方姓名、婚姻登记字号、男方身份证号、女方身份证号、责任者、归档年度和页数等,应进行修改。

室藏档案全文数字化处理工作开始前,必须先建规范的目录体系。达到国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》(DA/T 18894-2000)的要求。按照湖南省档案局的要求,档案目录数字化必须达到以下各类文书档案信息表著录字段标准。

3.1婚姻登记归档文件目录

表名:files_cata

字段名称

字段说明

数据类型

字段长度

Code_num

档案馆代码

文本

6

Sect_num

全宗号

文本

6

Roll_num

盒号

文本

8

Catalog_num

件号

数字

8

year

归档年度

文本

4

Auther

责任者

文本

200

limite

保管期限

文本

4

Doc_num

婚姻登记字号

文本

20

Comm_nfxm

男方姓名

文本

30

Comm_nnfxm

女方姓名

文本

30

Comm_nfsfz

男方身份证号

文本

20

Comm_nnfsfz

女方身份证号

文本

20

Form_time

婚姻登记时间

日期

8

Comm_sort

婚姻登记类型

文本

20

Page_num

页数

数字

8

security

密级

字符

6

location

存放位置

文本

20

Remark

备注

文本

200

3.2档案整理总体流程图

如下所示

主要工序简要说明,如下:

1.档案提调:从档案库房提取需要进行数字化前整理的档案原件到加工现场(根据工作进度领取),根据需要清点到盒(卷)记录每盒(卷)档案的卷(宗)数,不出现遗漏登记或重复登记。

2.分卷顺号:整理人员将卷(包、盒)打开,按照宁乡市民政局的要求,对全宗内案卷进行案卷级基础保管单位(以下简称“卷”)的分卷顺号,并赋予每“卷”档案一个唯一的卷号;对原案卷“一卷多宗”的情况,应依据档案内容和实体厚薄情况,或分或并,化宗为卷,重新编列案卷号,即消灭多宗现象;准确地统计全宗内“卷”的数量。

3.档案立卷:档案立卷人员对档案进行拟写案卷标题、卷内文件排序、处理重份档案、填写备考表、案卷包装等整理操作,并做好档案立卷的登记工作。

4.立卷质检:对立卷环节进行复核,确保立卷质量,保证符合宁乡市民政局的整理质量要求。

5.卷内秩序固定:将立卷环节已经排好顺序的档案,按照阅读顺序进行页码编制;将重份档案页码在备考表中进行登记;打印粘贴每盒、每册案卷的条形码,保证条形码粘贴无误。

6.卷内秩序固定质检:对卷内秩序固定环节的页码编制进行核对质检,确保页码编制的质量,保证复核宁乡市民政局的页码编页质量要求。

7.编制目录条目:目录著录人员对所整理档案进行案卷级秩序目录条目的著录,形成案卷级电子版和纸质簿式目录各一套。

8.质检验收:宁乡市民政局质检人员按照合同所规定的质量标准,对整理完成的成品进行抽检,抽检比率不低于20%,差错率超过质量标准的退回返工。

9.档案还库:质检验收通过后,我司档案交接人员在整理场地指定地点向宁乡市民政局工作人员移交整理完成的档案和秩序目录(纸质和电子版各一套),情况无误后双方共同签署《档案还库移交单》,我方档案交接人员协助宁乡市民政局档案提调组人员将档案归还至库房。

4、婚姻档案整理方法

4.1、编目

4.1.1文件目录

—序号:填写同一个盒内文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

文件编号(或文号):填写婚姻登记字号的原始编号。

责任者:填写文件的直接形成单位(也就是编制单位)或主要责任者,一般填法人单位名称。

文件题名:填写文件标题的全称。该题名包括男方姓名、女方姓名、男方身份证、女方身份证。

日期:是指文件的形成日期。具体填写日期应用8位阿拉伯数字年度4位数,月、日各用2位数表示,示例:20110508

页数:填写每一件文件的页数。

备注:对每对婚姻登记文件的变化进行说明。

4.1.2卷内备考表

4.1.3档案卷内备考表的要素包括:档号、互见号、案卷内文件情况、立卷人、检查人等。卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后,不能直接印制在卷盒内底面。《卷内备考表》式样见附录4。

4.2、编制案卷封面

4.2.1婚姻档案的封面内容,均不直接在档案盒封面上书写或打印粘粘。一律用激光打印机制作卷内案卷软封面,排列在卷内文件目录之前。

4.2.2案卷封面内容组成及填写

4.2.2.1档号:见4.2.2。

4.2.2.3保管期限:按保管期限表填写本卷档案的最高保管期限。

4.2.2.4密级:填写本卷内的最高密级。

4.3、装订案卷

4.3.1装订要求

4.3.1.1档案纸张幅面一般不超过(297×210mm)纸型,大于A4幅面的图纸等要统一折叠成A4幅面,文件一律不得裁剪和切边,纸张幅面过小无法装订的应粘贴在A4幅面的空白纸上。

4.3.1.2对于破损文件,应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。

4.3.1.3去除文件上的易腐蚀的金属物(回形针、大头针、订书针)和塑料夹(膜),以免锈蚀文件。

4.3.1.4每本厚度2-4cm,一般不宜超过4cm。

4.3.1.5原件与复制件不宜混装,一式几套的文件中应有一套原件。

4.3.1.6案卷装订完毕后,尽量采用一卷一盒,盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号和案卷题名相一致。

4.3.2装订方法

4.3.2.1以“卷”为单位整理的档案,可采用三孔一线方法装订成册。

4.3.2.2采用档案专用线装订,距左边15mm,中孔居中,三孔之间各为80~90mm,装订时靠装订边和下边对齐,也就是左边和下边对齐。

4.3.2.3 以“件”为单位整理的档案,亦可采用文书档案的封套套装方式。

4.4、填写卷内备考表

4.4.1卷内备考表要标明案盒内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。

4.4..2立卷人:填写负责整理、装订的人,应手工签名,并填写完成立卷的日期。

4.4.3检查人:填写负责检查的人,应手工签名,并填写完成检查卷的日期。

4.4.4卷内备考表要求打印(除签名外),备考表排列在卷内文件尾页之后。

4.5、装盒

4.5.1档案盒规格:档案盒长宽尺寸 310×220mm ;档案盒应使用无酸纸统一制作。

4.5.2 应根据案卷厚度,选择合适规格的档案盒。

4.5.3档案盒脊背应统一打印,使用强力胶粘帖。

4.6、编制案卷目录与移交

5.6.1档案整理完毕都应编制案卷目录。以“卷”为单位向综合档案室移交。


5、纸质档案数字化方法及流程

5.1档案扫描加工总体流程图,如下所示:

主要工序简要说明如下:

1、调档交接:加工工作人员从档案库房提取需要进行数字化加工的档案原件到加工现场(按数字化加工计划分批次提取),并与宁乡市民政局指定的专人做好清点交接工作,根据需要清点到盒(卷),记录每盒(卷)档案件数及页数,不出现遗漏登记或重复登记。

2、档案前处理:扫描之前,对待扫描档案进行逐卷、逐份检查核实,拆除装订物,按要求区分扫描件和非扫描件,编制页码,并对特殊原件做相应处理,以保证顺利通过扫描。扫描完成之后,将档案原件进行装订复原。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单。在完成档案前处理后,我司指定专人对档案前处理成果的自检,发现不合格的数据进行修改或重录,发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致,要求重新进行整理,自检合格后,递交给用户检查,同时认真填写验收登记表单,并认真填写验收登记表单,做好移交的清点交接和移交登记工作。

3、条目著录:根据宁乡市民政局要求和需求进行数字化建库与著录工作,我司将做到在录入数据的同时做好校对工作,对目录建库成果进行自检,自检合格后递交客户审核、验收,同时填写验收登记表单。

4、档案扫描:扫描操作员将整理好的档案原件,首先根据纸张状况和工作任务进行扫描,然后利用计算机对扫描后形成的影像文件进行精细处理,包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作,处理后的图像以宁乡市民政局规定的文件格式保存。

5、图像处理:对需要处理的图像,采用自行研制的图像处理软件进行批量自动或人工方式的加工处理。包括图像的精细处理(旋转、去污、纠斜、居中等整理、修饰工作)、专业处理(旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等)、字迹处理(局部减淡、局部加粗、去污去噪),以保证图像质量。

6、文件存储:对所有扫描的档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页的JPG多页的TIFF格式,选择GROUP 4压缩方式。按照案卷形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换,使其形成一个与卷内实体文件一一对应的单个图像文件,这样挂接利用就更为方便。

7、数据挂接:分别对目录数据和全文数据进行分批处理导入采购方指定的世纪科怡、中信档案管理系统,将档案扫描图像和对应目录进行挂接,建立图像文件与档案目录的对应关系。

8、数据验收:参照宁乡市民政局提出的档案数字化加工质量验收要求对已完成数字化加工的所有数据进行检验。

9、数据备份:我司对加工后的档案自检后,提交给客户验收,验收通过后的电子文件我司提交光盘存储做备份之用,按目录刻盘,生成光盘索引目录和光盘卷标,保证光盘刻录和光盘数据质量。

10装订移交:将档案原件按原始状态装订成册,不能复原的,应在登记表中说明情由,确保无误之后将验收合格的全部成品数据以DVD光盘(一式三份)为载体移交给开宁乡市民政局

5.2对图像处理的理解

n难点说明

图像处理环节中采用数字化成果图像处理工具软件处理的,并具有自动去污、去黑边、裁边,小角度纠偏等功能。

u解决方案

我司将针对电子图像数据,使用数字化加工管理软件对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理,还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、批量/单页加密。保证电子图像居中、清晰、端正。

1)旋转

将倒置、横置的图像文件通过旋转180°或90°来还原正常方向,以保证正常的阅读习惯。

2)纠偏

影像纠偏功能包括自动纠偏和手动纠偏两种,自动纠偏根据预设角度对图像进行自动纠正,但部分图像因为角度纠正后可能会出现内容变形的情况,因此还需要手动进行角度的偏转。图像偏度不得大于0.5度。

3)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理,处理过程中要遵循在不影响可见度的前提下展现档案原貌的原则,包括自动去污和手动去污两种,自动去污功能是根据预设的污点像素大小对小于设定值的点进行自动去除,但超出设定值的污点需手动去除。自动去污一般预设值都较小,以防止将标点符号或虚线当成污点清除。去污功能类似于绘图软件中的橡皮擦功能。

4)图像修复

修复的效果以图像不失真,效果清晰完整为准,在著录目录数据库时,应加注“图像修复”。

5)图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,拼接工作在图像处理节点进行,图像拼接后应与档案原件核实,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息,确保拼接无误,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

6)裁边处理

进行裁边处理,去除版面外多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。

7)字迹洇透

采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。图像深浅不一时,采用平衡功能,调整图像深浅一致。

8)格式转换

对图像格式进行批量/转换,导入和导出。将单页JPEG格式影像文件直接转换为PDF文件格式;多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件;转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。

9)消除折痕

折痕是由于纸张对折出现的印迹经扫描后在图像上产生的黑线,由于折痕多覆盖在内容信息的上面,因此必须用手工去痕的方法进行处理。去折痕功能类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

10)去除黑边:系统可以根据每一批档案的边距情况调整黑边的出现范围,由系统自动根据设定范围进行清除黑边处理。对于黑边超过预设范围的系统也提供了手动的擦除黑边的工具。此功能也类似于绘图软件中的自动清除选定区域功能。

11)去装订孔

由于装订孔位置较为靠近图像内容,采用手动修图的办法来擦除装订孔图案。

12)尺寸调整

对于图像尺寸不一致的情况,我们将对边缘空白过宽的进行裁切,对于过窄的进行补边,使同幅面档案大小美观、一致。

13)色彩调节

针对图像中色彩较近,内容与底色反差不大,明暗度太浅的情况,我们的系统可以对图像进行色彩及亮度、对比度等的任意调节。

14)图片合页

对于同一页上粘贴的多页纸张在扫描后生成了众多的单个影像,再通过此合页功能可以将它们合成到同一页中来,但其效果并不同拼接。

5.3对整理质量保证的理解

n难点说明

档案数字化加工是一项人为且批量生产的工作,需要经过严格的质检,但也不能保证百分百的正确或规范,因此在数字化加工项目中,对数字化成果质量保证提出高要求。

u解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系,对加工完成的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,当我司自检合格后,相关加工成果递交宁乡市民政局验收

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序,逐一进行审核,分项目验收。

ü案卷分卷排序:卷号编制须100%正确。

ü编页:编页出现漏、重、跳号等错误;编页位置错误;书写页码过大过小,字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题:标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误,文句不通顺。有上列情况之一的,均计错。退回重做。

ü卷内文件排序:同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的,退回重做。计错。

ü重份档案的处理:大量重份档案未在备考表或目录中标明,退回重做。计错。

ü档案保护性处理:差错率不得高于1‰。有下列情况之一的,均计错。①锈变金属(如大头针、回形针)或以往利用过程中夹杂在卷(包、盒)内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷:将档案逐卷装入封皮,出现串卷、张冠李戴,退回重做。计错。

ü备考表:凡应填项出现空项,或未按标准填写,退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目:根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括:档号、标题、时间、实体状况(语种、页数、残破情况)。著录差错率不得高于1‰。有下列情况之一,均计错。①档号:未按整理方案要求书写。②标题:标题内容错漏(含错别字)。③时间:时间换算或书写错误。④档案实体状况:漏填或未按要求填写。

ü书写要求:备考表等有书写内容的,如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的,退回整理者重做。计错。差错率不得高于1‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制,以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过0.1‰,凡超过者,按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者,按批次退回自查重做。

ü对于退回返工的档案,须在改正之后,重新提交送审。

5.4对不同幅面大小和纸质状况的理解

n难点说明

由于本项目需要扫描的档案纸张类型和要求的质量不一,因此在档案扫描过程中,需要根据档案纸张幅面大小和纸张状况,选择相应的扫描仪。在档案数字化加工过程中,还需要对可能涉及的不同纸张,采取的不同档案扫描方式及处理工艺。

u解决方案

我司将提供高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪。根据档案幅面的大小和纸张状况,选择相应扫描仪,其中大幅面档案将采用大幅面扫描仪。针对不同纸张我司还将采取不同扫描及处理方法,具体如下所示:

1、普通纸张

针对普通纸张的扫描,扫描加工人员将根据纸张幅面大小,选择对应幅面的平板扫描仪扫描即可。

2、较薄、易碎的纸张

对于如信纸、便笺纸等较薄、易碎的纸张,将严格采用平板扫描仪进行扫描,扫描时轻拿轻放,严禁对纸张造成损害。较薄的纸张扫描时在纸张下方垫用相似条件的纸张作为参照物进行扫描。

3、字迹较浅或模糊纸张

对于字迹较浅或模糊的纸张,如:铅笔、圆珠笔字迹等,可通过增加分辨率,调整亮度、对比度等技术参数,直至扫描图像清晰为止。

4、脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

对于脏乱的档案,扫描员要先观察污染情况,对可清除的污染物,进行清除后进行扫描;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。对字形弯曲、版面较偏的纸张,可通过扫描软件根据倾斜情况进行自动或手调整,改变倾斜度。

5、领导签名稿

领导签名稿一般为手写文件,扫描时需要注意通过增加分辨率、提高对比度等措施确保扫描件的清晰度。

6、底色较深的纸张

对于底色较深的纸张,如草浆纸、油印纸等,可通过增加亮度,使底色变浅,并通过增加对比度使字变黑,以保证扫描件的清晰度。

7、不规则纸张

对于不规则的纸张,小幅面根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪进行扫描,对于大于A3幅面的档案,采用大幅面扫描仪进行扫描。

8、不拆卷档案

对于不宜拆卷的尽量使用非接触扫描仪扫描,扫描时保证档案原件的安全。

9、彩色页

扫描为全彩色扫描,所以彩色页将根据实际情况,酌情提高分辨率即可。

5.5对破损档案修复处理的理解

n难点说明

对于部分历史档案由于保存时间较长,纸质状况不一样,会出现部分档案破损需要修复的情况,因为档案是历史的真实记录,每一张档案都是唯一的,在修复过程中要遵循保护档案原貌的原则,档案上原有的字迹、符号、标记等不得随意变动和丢弃,因此档案整理过程中可能存在的档案裱糊修复需求,这对档案数字化加工人员的专业技能提出相当高的要求。

u解决方案

我司具备专业的档案修复团队,具备相关档案修复经验。为了保证破损档案能恢复原来的面目,在保存和利用中发挥作用,修复档案时要一定要保持文件的面貌;修复工作不能弄脏档案文件;修复档案的各种材料不能对档案制成材料产生任何副作用;修复档案使用的各种加固材料要尽可能是可逆的。也就是说,修复好的档案在使用中损坏后,仍可以再次修复。

我司修复工作总体思路,如下所示

1、有利于档案制成材料耐久性,所应用的修复技术不仅在短期内能改善档案制成材料的情况,而且要长期有利于制成材料的耐久性;所应用的修复材料对档案不能有丝毫损害。

2、尽量保持档案原貌,所应用的修复技术不能损害信息的历史痕迹的真实性和凭证性,不能丢掉片纸只字,不能任意涂改填写。

3、应用的修复方法需经过多次科学实验,确有把握才能进行修复。

我司遵循的修复原则,如下所示:

1、各种材料、方法对档案制成材料不能有损害,应有利于延长档案寿命。  

2、保持档案原貌。

3、档案修复应具有可逆性。档案修复的技术方法应不仅可以加固档案,而且在需要时能够复原。

4、针对档案案卷的具体情况,可采用托裱加固的方法,修裱加固后的档案文件材料应达到能完整打开并完整展示全部信息的要求 。

5、修复前需拍照、留档、并制作光盘,提供给客户。

5.6档案整理与数字化加工设备汇总

为确保本项目的顺利实施和档案实体的安全,我司将提供的加工设备汇总情况,如下所示:

序号

名称

产品型号

配置情况

数量

图片

1

电脑

计算机终端

2.53GHz/2G/160G/独立显卡/19"液晶/光电键鼠套件/Win7/配扫描仪图像采集软件,电脑硬盘所有权属用户所有。

6

2

高速扫描仪

富士通6670

A3高速扫描仪

100–600dpi可调

纵向: 85ppm/150ipm(200dpi), 82ppm/124ipm(300dpi)

横向:

95ppm/ 190ipm(200dpi)

82ppm/ 164ipm(300dpi)

4

3

平板扫描仪

星震A380

扫描方式:CCD

光学分辨率:600x1200DPI

扫描速度:2.48秒/张

A3 300DPI 彩色/扫描幅面:A3/彩色:2.48秒,灰度:1.65秒,黑白:1.65秒/接口:USB2.0/扫描仪

尺寸:623×400×133mm

4

4

档案盒专用打印机

富士通DPK8680E

打印速度:中文信函质量75字/秒、中文高速质量150字/秒、中文超高速质量225字/秒;字符集 大字库GB18030;进纸方式:摩擦走纸,连续纸:推进式链式走纸;介质厚度:2mm;

2

5

激光

打印机

HP1536

产品定位:多功能商用一体机/产品类型:黑白激光多功能一体机/涵盖功能:打印/复印/扫描/传真;最大处理幅面:A4/耗材类型:鼓粉一体/耗材容量 CE278A:2100页 / 预热时间:0秒预热/处理器 500MHz /内存:128MB

2

6

装订机

阮氏

装订规格:打孔直径:7mm

装订厚度:30mm

2

7

切纸机

兴业450V+

电压:220V(110V±10%),50/60Hz

功率: 800W

压纸方式: 电动

推纸方式: 手动

裁切精度: ±0.5mm

其它特点: 最大裁切尺寸450mm

1

8

刻录机

先锋DVR-XU01

光驱类型:DVD刻录机

接口类型:USB2.0

1

9

牛皮纸

/

A4牛皮纸

2400

根据实际情况提供

10

打印纸

/

打印纸