服务类合同预览
服务类项目政府采购合同协议书

                                                                                                                                 政府采购合同编号:NXCG-JZ-201911050170-1

采购人(全称):  宁乡市民政局  (甲方)

中标(成交)供应商(全称):  湖南乐华信息技术有限公司  (乙方)

  为了保护甲、乙双方合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章,双方签订本合同协议书。采购人与中标(成交)供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国合同法》。

1.项目管理信息
(1)采购方式:  竞争性谈判  
(2)项目名称:  民政局档案整理超额部份   
(3)采购计划编号: NXCG-201911050170   

2.合同标的及金额
序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
1 其他档案资料 民政局档案扫描 25088.5 15053.1
 合计金额小写: 15053.1
 合计金额大写:壹万伍仟零伍拾叁元壹角


合同标的及金额明细:

超出预算部分对比表

金额单位:元

序号

服务名称

计量

单位

单价

实际数量

实际结算

预算数量

预算价格

1

社会组织类档案整理

40.00

828

33120.00

997

39800.00

2

社会救灾档案整理

40.00

1165

46600.00

725

29000.00

3

社会事务档案整理

40.00

1581

63240.00

1150

46000.00

4

区划调整选举档案整理

60.00

159

9540.00

365

21900.00

5

农保档案整理

60.00

750

45000.00

320

19200.00

6

财务档案整理(含录入)

5.00

4612

23060.00

4800

24000.00

7

文书档案整理

60.00

349

20940.00

670

40200.00

8

档案录入

0.70

14202

98142.00

191887

134320.90

9

档案扫描

0.60

89570

53742.00

44850

26910.00

10

装订工具

3000.00

3000

3000.00

3000

3000.00

11

合计

396384

381330.90

12

预算与实际差额

15053.10

3.履行期限及地点和方式
3.1 履行期限:
2019-06-10 —— 2019-11-09

3.2 履行地点:宁乡市民政局
3.3 履行方式:(合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等):

1、项目全部完成,验收合格后7个工作日内(无质量问题、无纠纷、无售后服务纠纷、培训到位、无其他经济和法律纠纷)支付全款的100%


4.结算方式
4.1 资金支付方式:
第1次分期支付金额为15053.10元,所占总合同金额百分之100.00,说明:,该期为履约验收期

4.2 收款账户: 上海浦东发展银行长沙河西支行(湖南乐华信息技术有限公司:66100154700000597)

5.合同履约验收方式及要求:甲方在收到乙方交付的货物(服务)后按如下方式进行验收
5.1 验收程序
采用 简易程序验收
5.2 质量要求

质量控制方案

根据多年的项目生产管理经验依据ISO9001-2008质量管理控制体系要求在每一工作环节设置工作报表根据环节不同有不同的表格及时通报报表记录各种问题并协调解决。具体质量控制体系如下:

n难点说明

档案整理与数字化加工是一项人为且批量生产的工作,需要经过严格的质检,但也不能保证百分百的正确或规范,因此在数字化加工项目中,对数字化成果质量保证提出高要求。

u解决方案

我司将会建立严格的质量检测体系,对加工完成的数据(图像质量、编目质量、著录质量、装订)进行认真负责的自检,当我司自检合格后,相关加工成果递交宁乡市民政局验收

审核整理完毕的档案

依照档案数字化前整理程序,逐一进行审核,分项目验收。

ü案卷分卷排序:卷号编制须100%正确。

ü编页:编页出现漏、重、跳号等错误;编页位置错误;书写页码过大过小,字迹难辨认。退回重做。

ü案卷标题:标题差错率不得高于1‰。①标题不能反映案卷内容。②时间换算错误或不够准确。③语法错误,文句不通顺。有上列情况之一的,均计错。退回重做。

ü卷内文件排序:同一份文件前后分开放置、文件附件夹在文件中间的,退回重做。计错。

ü重份档案的处理:大量重份档案未在备考表或目录中标明,退回重做。计错。

ü档案保护性处理:差错率不得高于1‰。有下列情况之一的,均计错。①锈变金属(如大头针、回形针)或以往利用过程中夹杂在卷(包、盒)内的非档案物等未能去除。②严重破损、霉坏等需裱糊的案卷未标明。退回重做。

ü包卷:将档案逐卷装入封皮,出现串卷、张冠李戴,退回重做。计错。

ü备考表:凡应填项出现空项,或未按标准填写,退回重做。计错。

ü著录秩序目录条目:根据每件档案的基本特征进行秩序目录条目的著录。著录内容包括:档号、标题、时间、实体状况(语种、页数、残破情况)。著录差错率不得高于1‰。有下列情况之一,均计错。①档号:未按整理方案要求书写。②标题:标题内容错漏(含错别字)。③时间:时间换算或书写错误。④档案实体状况:漏填或未按要求填写。

ü书写要求:备考表等有书写内容的,如书写字迹难以辨识、提醒后仍不改正的,退回整理者重做。计错。差错率不得高于1‰。

质量控制标准

ü档案整理的质量监督控制,以自检为主、复核抽查为辅的方式进行。

ü档案整理中排序、案卷号编制差错率不得超过0.1‰,凡超过者,按批次退回自查重做。

ü档案目录差错率不得超过1‰。凡超过者,按批次退回自查重做。

对于退回返工的档案,须在改正之后,重新提交送审。

图像质检

1.1.1.1.1.流程

按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查,发现漏扫的要及时补扫,并按原档案次序将图像插入原位,对不符合质量要求的图像,要重新扫描后进行替换。图像质检的工作流程,如下图所示:

说明如下:

1.质检人员打开“数字化加工管理软件”,在任务步骤栏选择“图像质检”步骤。点击“任务获取”,在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务,关闭任务列表。点击“刷新”按钮,双击任务记录,打开图片窗口。

2.质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致,如不一致则登记《异常情况登记表——图像质检》,并报告值班主管,立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对,则填写《图像质检临时领卷单》,向周转库房管理员领取档案。

3.质检人员确认档号无误后,然后核对影像数量是否正确(需要一次性查明整卷情况,1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数)。

4.质检人员逐页翻看检查影像,右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况,如果发现问题,则登记在《异常情况登记表——图像质检》中。

5.抽检完成后,如果质量合格填写《质量抽检验收单》,并填写《纸质档案扫描工作流程单》。

图像质检要点

在图像质检过程中,我们将以宁乡市民政局的验收标准为准则,所以特别注意以下几点:

1.检查封面、案卷目录、总页数中的总页数是否相等。若不相等,则应记录在案,并将缺失的页数重新扫描。

2.检查每页图像的页码是否存在,没有漏失、不清晰、页码错误。若有漏扫、不清晰、没有页码或页码错误,则记录在案,进行相应处理。

3.检查扫描图像是否清晰,若原件模糊,则在图像下边正中打上“原件模糊”字样。若原件清晰,扫描不清晰,则记录在案,并重新扫描清晰件。

4.图像是否过大,若有超过的,则是扫描格式不正确,应进行转换,并记录在案。

5.去掉每页图像的黑边,杂点,使图像清晰,图像若歪斜,则进行纠偏处理。对不超过A4纸的图像,处理时应尽量按A4纸大小处理,不能按它们本身大小剪切。

6.在质检过程中发现其他问题,应立即报告值班主管。质检达到验收质量标准的,才能递交申请验收。

对扫描后的图像进行质检,以便保证扫描的质量,出现问题要及时处理。常见问题及处理情况如下:

l图像有杂点。档案有污染。找出档案,观察污染情况,可清除的污染物,进行清除;对档案涂改造成的字迹不清,决不可进行处理,按原档案扫描并做好记录。

l条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案,调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理,但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案,应立即报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。

l图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪,用酒精棉擦净,然后用风球吹干。将有黑线的图像删除,按最后一个图像的编号,找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。

l图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出,重扫并将原图像替换。

l图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出,报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。

l图像角部、黑边、档案折角(边)。若影响档案内容,找出档案整理折角后重扫;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。档案缺角(边)。若影响档案内容,找出档案报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录;若不影响档案内容,则用擦涂工具进行清除。

l图像中央有竖向黑线。进纸不正,注意夹紧进纸器档板。将黑线用擦涂工具进行清除。

l图像重影。将重影档案及后一张档案一并找出重扫,并将原图像替换。

l图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案,调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点,要对影响影像档案内容的杂点进行清除。

5.3 验收要求和验收标准

项目验收

质检验收由宁乡市民政局质检人员操作,按照整理加工合同所规定的质量标准,对整理完成的成品进行抽检,抽检比率不低于5%,差错率超过质量标准的退回返工。

质检验收的具体流程图,如下所示:

说明如下:

1、宁乡市民政局质检人员对档案整理成品进行抽检,抽检比率不得低于5%,确定档案质检的范围。

2、对抽检范围内,档案整理的质量进行检查,将差错率超过质量标准的退回返工,我司档案整理人员及时将原整理过程中出现的差错进行修改,并进行回溯、自查。

3、对出现的较为严重的类型性差错,我司项目加工组将出具相应的书面情况说明,以备存档。

4、对抽检范围内,档案著录的质量进行检查,将差错率超过质量标准的退回返工,我司档案著录人员及时将原著录过程中出现的差错进行修改,并进行回溯、自查。

5、抽检合格后,质检验收完成。

十二、培训方案

该项目的培训分服务前培训、服务中培训及验收后培训为三个阶段,具体如下:

1、服务前培训

由我司请档案业务专家针对甲方单位的实际情况,进行档案材料收集的培训,以确保项目实施时,甲方提供须归档材料的完整性与正确性。由甲方召集各科室负责档案材料收集的工作人员,我司对其工作人员进行讲解,让甲方各部门对照下表,把本部门及宁乡市民政局应归档材料进行完整收集以及在收集过程中注意的相关问题,经过培训之后,做到收集材料内容完整(无遗漏、无重复、无损坏)。具体安排如下

序号

培训内容

培训课时

主讲人

备注

1

宁乡市民政局社会组织类档案整理

社会救灾档案整理

社会事务档案整理

区划调整选举档案整理

农保档案整理

财务档案整理(含录入)档案材料收集范围与保管期限表

4小时

档案

专家

由我司自费聘请 

……

 

 

 

 

备注:培训人员为采购方各部门材料收集人员。

2、服务中培训

我司在项目服务过程中,培训档案员对具体工作的学习,让甲方工作人员掌握整个项目的工作流程、具体工作细节,达到项目竣工后甲方工作人员可以完全胜任该项工作,具体安排如下:

序号

培训内容

培训课时

主讲人

备注

1

宁乡市民政局社会组织类档案、社会救灾档案、社会事务档案、区划调整选举档案、农保档案、财务档案整理(含录入)档案材料收集范围与保管期限表,其内容包括科学分类、编写页码、组卷、盖章、上架等工作。

4小时

徐乐明

 

2

档案数字化工作包括扫描仪的使用、扫描软件使用、文件命名规则、文件存储格式、图像去污、纠偏、文件格式转换、文件合并、数据挂接、数据备份、数字化档案系统、ACDSEE、PHOTOSHOP、ACROBAT等工具软件的熟练使用。

多次,不少于12小时,直到学会

徐乐明

 

备注:培训人员为采购方档案整理工作人员及技术工程师。

3、验收前培训

在项目完成后验收前,针对该项目的实施过程中出现的相关细节问题以及对数字化档案系统进行一次总结性的培训,让甲方工作人员在档案整理与数字化工作过程中,应注意的相关细节工作,具体安排如下:

序号

培训内容

培训课时

主讲人

备注

1

数字化档案系统的具体使用(其内容包括软件安装、门类定制、报表定制、数据录入、目录生成、原文挂接、数据备份、数据查询、用户授权、数据导入、数据导出)等工作

4小时

徐乐明

 

2

该项目在实施过程中出现的相关细节问题进行总结并举例说明

2小时

徐乐明

 

备注:培训人员为采购方档案整理工作人员及技术工程师。


6.甲乙双方的权利与义务

项目安全管理

1、档案安全管理

1)档案交接管理

档案交接由专门负责交接工作人员和我方专门的验收人员,在安排好的工作间里进行面对面的交接,要求有书面交接记录,并在以后的流程中由用户方专门人员全程监督并有书面交接记录。

2)工作中对原档案的保护措施

对档案原件要小心存放,对拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整,不得损坏和丢失,不得篡改档案内容,原档案磨损、不清晰的,需用户方专门人员签字同意,方可进行下道工序。

档案不允许直接放在地上,放在20cm以上高度货架(柜)的地方存放。

档案的存放位置要远离电源、水、锅炉房等不安全的地方。

3)档案的安全存放

档案只能在工作间的专用保险柜内存放,工作间内的其它地方不准存放档案。中午休息时档案要在工作间的专用柜内存放,不得放在外边工作台上存放。

4)档案在工作间的安全管理

工作人员下班时,均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中,由湖南省审计厅工作人员保管,并由宁乡市民政局工作人员锁好工作间房门,实行双重保险。

5)工作人员均经过防火安全教育、加工地点内严禁吸烟和携带任何火源。

2、设备及数据安全管理

1)设备安全检测及审核

作业现场的所有设备在开工前及完工后可以通过有关部门(国家安全局)采用专业的设备进行数字化加工设备的防侦测、防干扰的检测。

2)设备网络安全管理

扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接因特网,严防数据泄密。对计算机采取专用安全性高的屏蔽网线及安全专用水晶头,交换机设施进行物理性二次屏蔽。所有设备外壳均接地线以达到信息数据全屏蔽效果。

3)现场计算机存储设备安全管理

所有为用户方工作的计算机存储设备(包括软驱、硬盘、MO驱动器、活动硬盘等)必须格式化和采用专业安全管理软件封闭所有计算机存储设备外围接口,统一管理加工现场的打印机、打印纸、光盘、软盘及其它存储打印设备。

生产岗位的各个环节的计算机不允许存在对外数据连接方式,每台计算机不配置“拨号上网设备”、“可写光驱、软盘驱动器”等存储设备,严禁携带这些设备进入生产现场。

对生产现场配置的光盘刻录设备实行专人保管,专人使用的措施,严禁外借、私自刻录的现象发生。并且严格控制现场光盘的数量,每天清点;即使“刻坏”的光盘也要当时收缴上来,予以销毁。

4)监控设备安全管理

在数据加工现场可以根据用户要求由加工方安装监控设备,实现工作时间工作现场情况不间断录音、监控。其资料交由用户方保密部门保存。同时采用门禁刷卡技术实现生产现场的封闭管理,人员进出采用门禁刷卡技术实现对人员的全面监督和管理。

5)数据存储安全管理

加工产生的数据,均需存入用户方指定存储器,不得留取任何备份。如使用软驱、光驱设备必需是用户方有关人员参与使用。

6)备份数据的安全管理

备份数据的计算机设密码,操作员设置独立开机密码,防止数据泄密。

每天生产结束后,由专人做“数据备份”工作,防止出现数据丢失现象。当数据提交给用户后,三个月用户确认无误方可删除备份信息。

项目管理负责人员除每日定期在服务器备份各加工数据工作站的数据外,将成品数据用专用离线备份硬盘进行备份。

7)数据质量的安全管理

首先采用专用高品质、专用品牌的数据存储介质(服务器、生机盎然、硬盘、光盘),然后对每道工序的差错率、产品差错率、工序差错率、抽样误差、人员差错率对扫描加工实行监视和测量,并采取预防措施对各工序不合格品的错误给予纠正。根据数据的质量规定对工作人员实施具体的奖惩条例,并有专门的质检组负责多次的校对和质量检验,确保工作的质量标准和安全保密。所有工序都必须接受用户方专门人员的监督和检查。

8)数据库中数据的安全管理

内部网络和外部网络分离。数据加工网络和数据存贮网络分离,数据使用网络和数据存贮网络分离。保密级别高的数据按密级使用独立计算机,不加入任何局域网。数据的加工、存贮、使用均有专业的监控设备进行监控。数据库有安全的加密及保护措施。数据库设密码,分权限管理。

7.违约责任

质量保证承诺书

致:宁乡市民政局我公司的质量方针是“顾客至上,追求一流,预防为主,质量法制”。就招标文件中标的内容做出如下质量保证承诺。

一、档案整理

1、对各种门类档案的分类与整理符合国家档案局2006年“8号令”及湖南省、长沙市档案局《关于归档文件整理规则实施办法》的要求、《文书档案案卷格式》GB/T 9705-2008及《中华人民共和国档案法》所提要求进行整理;

2、保证产品是正品,符合国家质量检测标准,具有出厂合格证;

3、原厂质保期内提供原厂质保不少于3年免费人工、部件,7x24小时响应并上门服务。

二、档案目录录入

1、档案目录录入时,保证所需录入信息完整、正确;

2、保证目录表打印时符合档案法中的各项要求(规格尺度);

三、服务流程

整理服务过程控制,按照ISO9001国际质量认证体系,组织和安排生产,以确保服务过程中的服务质量;

1、纸质档案整理时做到分类科学、整理有序、不损坏原有纸质档案,必要时,对本已损坏的纸质档案进行科学修复;

3、做到每个工序都有据可查,由项目经理随时抽查各个工作环节,发现问题及时改进;同时,及时做好数据的备份工作,与质检人员保持及时沟通,掌握质量的整体情况,有序推进生产,保证质量安全可靠。加工过程中的工作日志在项目完工后交由甲方进行保管归管。

4、我司提供的数字化档案系统,是世纪科怡软件提供商合法提供的产品,我司是该系统在湖南省的代理,不存在任何知识产权纠纷,同时,数字化时其他辅助工具软件,不存在任何侵权行为,如有侵权,由此带来的一切后,由我司承担,与采购方无关。

5、我司在该项目实施过程中使用的其他工具软件,免费提供给采购方使用。

8.解决争议的方法
首先通过双方协商解决,协商解决不成,则通过以下途径之一解决纠纷:
提请仲裁

9.组成合同的文件
合同由以下文件构成,如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义,应按以下顺序解释:
(1)在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议
(2)中标或成交通知书
(3) 响应文件
(4)政府采购合同格式条款及其附件
(5)专用合同条款(如果有)
(6)通用合同条款(如果有)
(7)标准、规范及有关技术文件,图纸,已标价工程量清单或预算书(如果有)
(8)其他合同文件。

10.合同生效
本合同自 2019年6月10日 生效

11.其他条款

售后服务承诺书

项目验收合格之日起,即进入了系统售后服务期。公司承诺免费提供售后服务三年。

售后服务期包括质量保证期和质量维护期。

质量保证期:从项目验收合格之日起即进入质量保证期(档案数据、档案数字化工作提供五年服务,档案软件系统提供叁年免费服务)。

质量维护期:在质量保证期之后,即自行进入质量维护期。在质量维护期内进行的维修服务将根据承建方和用户方所签订的维护合同进行收费。

湖南乐华信息技术有限公司提供以下承诺:

1、作为专业的档案整理与服务公司,公司具备专门的售后的服务部门,所有服务人员从业至少3年以上。

本项目技术服务响应

在本次系统建设中我公司将提供特级的售后服务和技术支持。

服务方式

用户可以指定或由我公司指派专人负责用户的技术支持,用户碰到任何问题,可先通过电话与专人联系(联系人附后),寻求技术支持。

——用户可在星期一至星期天,全天24小时获得我公司的电话支持;

远程拨入——如果用户许可,我公司的技术支持工程师可以通过远程网络拨入,远程检查你的系统,以便更快捷的解决问题。

——如果有些问题不能通过电话或远程拨入解决,我公司会派经验丰富的现场服务工程师,到现场为您服务。

序号

投标人

联系人

技术职称

联系电话

1

湖南乐华信息技术有限公司

徐乐明

中级职称

13080559699

2

湖南乐华信息技术有限公司

向 洁

中级职称

15576625201

问题紧急程度

A级——严重,系统无法使用

B级——紧急,系统遭到严重破坏

C级——一般,有问题但不太严重

服务级别

服务级别分为:特级、一级、二级

响应时间

响应时间是根据我公司所提供的不同服务级别来确定的,对于本项目,我们提供特级服务,具体规格为:7×24×1.5,指的是客户每周7天,每天24小时可要求我公司提供服务,接到服务请求后,工程师1.5小时之内到达用户现场进行维修,直至原产品恢复到正常状态。

服务热线

服务机构热线:13357319599 13080559699

专用QQ服务号:794035591

技术服务方式

在系统的维护周期内,要实现对系统的多方位、全方面的维护。具体包括:

- 通过电子邮件方式进行维护;

- 能即时组织人员到现场进行维护;

- 通过用户要求的其他方式进行维护;

- 通过电话咨询即时解答系统问题,通过电话远程进行服务。



注:政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。
  政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。
甲方(公章): 中国长沙市政府招标采购人(甲方)盖章处 乙方(公章): 中国长沙市政府招标供应商(乙方)盖章处
地址: 湖南省宁乡市春城北路221号 地址: 四方坪街道双拥路9号万富汇大厦18023号房
法定代理人: 潘志国 法定代理人: 徐冬
委托代理人: 张勇 委托代理人: 徐冬
电话: 0731-87822251 电话: 0731-84360678
传真: 0731-87822251 传真: 0731-84360678

附件列表
  1. 民政局办公室档案整理成交通知书.doc