服务类合同预览
服务类项目政府采购合同协议书

                                                                                                                                 政府采购合同编号:CSCG-GK-201904250056-1

采购人(全称):  中国国际贸易促进委员会长沙支会  (甲方)

中标(成交)供应商(全称):  湖南锐智国际会议展览服务有限公司  (乙方)

  为了保护甲、乙双方合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章,双方签订本合同协议书。采购人与中标(成交)供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国合同法》。

1.项目管理信息
(1)采购方式:  公开招标  
(2)项目名称:  2019国际商事法律合作论坛   
(3)采购计划编号: CSCG-201904250056   

2.合同标的及金额
序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
1 2019国际商事法律论坛项目 大型会议服务 2019国际商事法律合作论坛将于2019年11月6—8日左右在我市举行,招标范围:做好本届会议主要是长沙市相关会务、接待、宣传等工作,包含重点嘉宾食宿安排、接待服务、会务组织及宣传推广等会务、事务性工作等,并按组委员会要求把本次论坛办好。 1 2949980
 合计金额小写: 2949980
 合计金额大写:贰佰玖拾肆万玖仟玖佰捌拾元整


合同标的及金额明细:

第四章、分项价格表

委托代理号:BSZXZC-2019-028 金额单位:人民币元

序号

类别

事项

内 容

服务供应商

数量

单位

单价(元)

场/次

总价(元)

备注

1

会场相关

会场租赁

主会场

1000平米(不低于600人)欢迎晚宴、开幕式大会

华天大酒店

1.00

14000.00

2.00

28000.00

分会场

媒体工作间-100平米使用3天

1.00

2000.00

3.00

6000.00

4个分论坛-300平米2个使用1场

2.00

10500.00

1.00

21000.00

圆桌会议-500平使用1场

1.00

21000.00

1.00

21000.00

企业对接会-500平使用1场

1.00

6000.00

1.00

6000.00

媒体采访室

2.00

3000.00

2.00

12000.00

贵宾活动

会谈会见贵宾室

约200--300平米(6号领导会见、7号开幕式的领导休息室、媒体采访室)

1.00

6000.00

2.00

12000.00

会场搭建

酒店外氛围营造

酒店门口LOGO装置

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

20000.00

1.00

20000.00

门楣-里面2条13*1m,外面一条14m*1m门楣

1.00

45.00

40.00

1800.00

酒店周边道路灯杆旗

1.00

400.00

75.00

30000.00

酒店内氛围营造及指示

签名墙背景板-5*3双面厚度1米

1.00

2400.00

1.00

2400.00

日程背景板+演讲者背景板-合并成一个10*3

1.00

2400.00

1.00

2400.00

签到背景板-6*3m单面桁架 双画面

1.00

2400.00

1.00

2400.00

指引指示展架-型材展架1.8*0.8

1.00

300.00

25.00

7500.00

新闻中心背景板-快展-4*3

1.00

500.00

1.00

500.00

采访中心背景板-快展2块-5*3

2.00

1200.00

1.00

2400.00

大堂场地规划及功能分区展示墙-2*2.5

1.00

600.00

1.00

600.00

场地占用

大堂及会场提前布展和场地占用费

华天大酒店

1.00

10000.00

2.00

20000.00

酒店会场布置

舞台板-18*6

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

60.00

108.00

6480.00

舞台斜面-长8.54米,高62cm,斜面宽100cm

1.00

240.00

8.50

2040.00

斜面立体字-2019国际商事法律合作论坛PVC雕刻

1.00

4000.00

1.00

4000.00

舞台台阶-3.66米2个

1.00

100.00

7.50

750.00

舞台地毯-20X8m,加绒加厚

1.00

15.00

160.00

2400.00

LED屏幕16*6

1.00

450.00

96.00

43200.00

2天会期+彩排使用

LED屏幕7*4

1.00

360.00

28.00

10080.00

1天使用

LED切换系统

1.00

3000.00

1.00

3000.00

1个会期

专业LED激光翻页器

1.00

1000.00

1.00

1000.00

1个会期

光束灯

1.00

500.00

10.00

5000.00

LED面光灯

1.00

150.00

12.00

1800.00

LED染色灯

1.00

150.00

12.00

1800.00

灯光架

1.00

120.00

32.00

3840.00

4+8+4m,两侧

音响

1.00

16000.00

1.00

16000.00

T型架灯光

1.00

1000.00

2.00

2000.00

面光灯

1.00

80.00

12.00

960.00

吸光黑绒布

1.00

2400.00

1.00

2400.00

控台围挡

1.00

1000.00

1.00

1000.00

舞台地毯,8*4米,加绒加厚

1.00

15.00

32.00

480.00

手拉手话筒-24个,8日上午圆桌论坛

1.00

100.00

24.00

2400.00

沙发租赁

1.00

200.00

30.00

6000.00

茶几租赁

1.00

50.00

16.00

800.00

电视机-7下午湖南D厅

1.00

570.00

1.00

570.00

展位搭建

现场展位

现场企业宣传展示展板

1.00

3500.00

12.00

42000.00

茶歇

茶歇

茶歇(约500人)

华天大酒店

2.00

30.00

500.00

30000.00

2

交通管理

交通费用

国内嘉宾

国际国内交通(机票、高铁)

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

150000.00

1.00

150000.00

国外嘉宾

国际国内交通(机票、高铁)

1.00

120000.00

1.00

120000.00

3

车辆管理

车辆租赁

嘉宾接送机(站)车辆租赁

1、 接送站:负责400人左右(含外宾100人,国内嘉宾300人);

1.00

25000.00

1.00

25000.00

园区考察用车租赁

2、 企业考察:约100人;

1.00

1450.00

2.00

2900.00

2台53座车

酒店及机场高铁备用车

3、 酒店及机场高铁备用车-帕萨特小车

3.00

800.00

1.00

2400.00

市内包车一天:9小时,100公里

3、 酒店及机场高铁备用车-别克商务

3.00

900.00

2.00

5400.00

3、 酒店及机场高铁备用车-考斯特

3.00

1300.00

1.00

3900.00

会期志愿者用车

会期早晚接送志愿者用车-2台45座

2.00

1300.00

4.00

10400.00

4

食宿安排

行政套房

副国级以上

外宾4人、国内1人共5人*3晚

华天大酒店

华天大酒店

5.00

800.00

3.00

12000.00

行政套房

部级

10人*3晚

10.00

800.00

3.00

24000.00

标间

其他外宾

80人*3晚

80.00

500.00

3.00

120000.00

主楼房间

标间

国内嘉宾

80人*3晚

80.00

350.00

3.00

84000.00

A座房间

餐叙

工作餐述

餐叙晚宴约500人

500.00

150.00

1.00

75000.00

工作餐

国内外嘉宾

3正600人

600.00

130.00

3.00

234000.00

1正200人

200.00

130.00

1.00

26000.00

5

志愿者管理

志愿者

劳务费、服装费、餐费

劳务费4天*80人

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

80.00

200.00

4.00

64000.00

服装费

80.00

80.00

1.00

6400.00

餐费补助-30元/人/餐*8餐

80.00

30.00

8.00

19200.00

志愿者管理

志愿者前期招募、会前培训、会期管理、会后总结

1.00

15000.00

1.00

15000.00

6

会议服务

会务保障

项目经理

项目经理1人*30天

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

300.00

30.00

9000.00

负责与组委会对接、协调双方工作、保障项目顺利实施。

会务统筹

接待管理、一对一管理、会场统筹、签到管理、用车管理、用餐管理、材料管理、物料管理8大板块的整体会务统筹

8.00

4000.00

1.00

32000.00

会议前期驻场:8人

前期驻场8人*30天

8.00

200.00

30.00

48000.00

派驻工作人员进行前期驻场,与组织方进行前期沟通会议需求,保障大会的顺利召开

会期会议保障

会期工作人员30人*6天

30.00

300.00

6.00

54000.00

根据大会要求,派驻工作人员进行会议现场保障,含接待管理、一对一管理、会场统筹、签到管理、用车管理、用餐管理、材料管理、物料管理8大板块

会期礼仪、摄影摄像、主持、速记管理

会议礼仪服务

1.00

400.00

20.00

8000.00

一共20人次

摄影摄像-云摄影工作3天4人次

4.00

3800.00

1.00

15200.00

摄影摄像-摄像工作人员3人2天

3.00

2000.00

2.00

12000.00

开幕式摇臂-8米摇臂

1.00

2000.00

1.00

2000.00

开幕式导播系统

1.00

3000.00

1.00

3000.00

摇臂直播需要

考察跟拍及摄像

2.00

1350.00

1.00

2700.00

现场采访快速剪辑及后期制作

1.00

10000.00

1.00

10000.00

速记人员-开幕式、分论坛和圆桌论坛

5.00

1500.00

1.00

7500.00

主持人费用

1.00

30000.00

1.00

30000.00

会议视觉及延展设计

1、根据会议需求设计会议主视觉及logo

1.00

30000.00

1.00

30000.00

2、根据大会主视觉完成物料清单内的延展设计

3、根据大会要求提交大会氛围布置方案

现场服务-微网站、报名及签到系统

签到及注册系统-现场报到统计管理、胸卡打印;扫枪;服务器;短信邮件系统服务费;技术人员;会后评估调查系统;

1.00

40.00

600.00

24000.00

7

宣传推广

新闻发布会

新闻发布会当天媒体邀请

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

5000.00

1.00

5000.00

媒体宣传及推广

纸媒、自媒、深度媒体、电视媒体

1.00

300000.00

1.00

300000.00

户外宣传

机场、高铁等区域广告

1.00

80000.00

1.00

80000.00

8

其他

其他杂项

翻译

日常接待翻译

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

5.00

4000.00

1.00

20000.00

同传译员-4位同传老师2天

4.00

5000.00

2.00

40000.00

按照国际会议标准

同传翻译设备600人配置

3.00

20.00

600.00

36000.00

主机+中央控制器+同传间+译员机+耳机+辐射板

笔译/千字

1.00

200.00

80.00

16000.00

预计8万字

印刷制作

会议手册

600.00

40.00

1.00

24000.00

按照国际会议标准

接待手册

100.00

20.00

1.00

2000.00

志愿者手册

80.00

20.00

1.00

1600.00

媒体手册

80.00

20.00

1.00

1600.00

席位卡-晚宴1套+正式会议使用2套

200.00

5.00

3.00

3000.00

资料袋

600.00

10.00

1.00

6000.00

大会笔记本和笔

600.00

2.00

1.00

1200.00

logo印刷代表证绳子、卡套和内页

1000.00

8.00

1.00

8000.00

车辆通行证

100.00

5.00

1.00

500.00

餐券-5联单亚米线

600.00

3.00

1.00

1800.00

筹备期间汇报资料打印+小样打印

1.00

4500.00

1.00

4500.00

会后总结报告

200.00

40.00

1.00

8000.00

其他广告物料-接机牌、话筒贴、讲台定制

1.00

2800.00

1.00

2800.00

安保

安保管理人员

10.00

350.00

3.00

10500.00

安保设备-1个安检机+1个安检门

1.00

1000.00

2.00

2000.00

此项根据嘉宾级别落实

论坛成果研究

国内外知名专家、律师约稿

1.00

20000.00

1.00

20000.00

以实际发生为准

研究成果编辑、排版、印刷800份

1.00

35.00

800.00

28000.00

以实际发生为准

平台服务

在专业国际商事法律服务平台开设网上论坛、专栏宣传推广、做好企业资源和国际商务资源聚集和对接等

律回网

1.00

120000.00

1.00

120000.00

此项费用待确定

网站建设维护

大会官网、报名系统改版、维护;官网、微信公众号年度运营

湖南锐智国际会议展览服务有限公司

1.00

100000.00

1.00

100000.00

此项费用待确定

商务考察

商务考察安排对接费用

1.00

10000.00

1.00

10000.00

办公设备

驻扎和会议期间办公设备的租赁与使用

1.00

4500.00

1.00

4500.00

9

会务公司

服务费

服务费

10%

1.00

2530000.00

0.10

253000.00

税费

发票税金

6%

1.00

2783000.00

0.06

166980.00

合计

2949980.00

备注:“《开标一览表》和《分项价格表》”一并另备一份单独密封,在小密封袋上标明开标一览表和分项价格表字样,然后再装入“第一册商务技术文件”密封袋中与项目投标文件同时递交,否则视为自动放弃投标。

3.履行期限及地点和方式
3.1 履行期限:
2019-08-19 —— 2019-11-30

3.2 履行地点:采购人指定地点
3.3 履行方式:(合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等):

按照招标文件的要求执行并遵照采购人指定方式


4.结算方式
4.1 资金支付方式:
第1次分期支付金额为1474990元,所占总合同金额百分之50,说明:合同签订之日起30个工作日内支付合同金额的50%
第2次分期支付金额为1474990元,所占总合同金额百分之50.00,说明:会议结束后20个工作日内经采购人验收后根据实际工作内容,据实结算,乙方需提供实际服务内容清单作为结算依据,该期为履约验收期

4.2 收款账户: 中信银行股份有限公司长沙分行(湖南锐智国际会议展览服务有限公司:8111601011500219471)

5.合同履约验收方式及要求:甲方在收到乙方交付的货物(服务)后按如下方式进行验收
5.1 验收程序
采用 一般程序验收
5.2 质量要求

工作服务内容和管理要求

(一)日常工作会议服务

1、根据组委会需要,制定大会总体接待方案(重点嘉宾食宿安排)、综合协调工作方案、新闻宣传方案、安保及后勤保障方案等,并组织实施。

2、根据组委会需求制定各项策划方案(开幕式、餐叙交流、圆桌论坛、考察等),配合监督执行相关方案进度计划,保证方案顺利完成。

3、根据组委会的要求制定各服务工作方案,保证方案顺利完成。

4、根据组委会需要,成立各工作小组。

5、派驻工作人员参与组委会日常工作(自中标之日起到总结会结束为止,工作地点:地方组委会办公室,食宿自理)。会前20天根据工作量情况适当增加工作人员。

6、根据组委会需求,负责自行派驻工作人员必要的相关办公设备及办公用品。

(二)宣传与城市氛围营造

1、根据甲方要求,负责政府层面的必要宣传推广工作,主要安排在机场、高铁站、酒店或其他合适的醒目位置发布(内容以宣传提升长沙形象、长沙魅力等为主),根据要求,适时安排好新闻发布会并配合组织实施。

2、配合组委会制定大会宣传策划方案,邀请电视台、网络、电台、报纸等媒体在论坛前期、中期和会后进行宣传报道,选择省级、市级媒体深度合作,参与论坛宣传的央媒不少于16家。

3、根据组委会需求,在专业国际商事法律服务平台开设网上论坛,常年专栏宣传推广,聚集和对接国内外企业和法律、商务服务资源。

4、配合组委会需要,对原有官网、报名系统进行改版升级,做好官网、微信公众号常年运营。

(三)参会人员管理

1、负责对论坛确定的所邀重要嘉宾提供接待服务(国内外重要嘉宾往返交通、落地食宿,按国家相关规定标准),具体人员名单由采购人提供,外宾人数约在100人左右,国内嘉宾约在100人左右,外宾含副国级以上4人,部级约5人,国内嘉宾副国级1人,部级5人左右。

2、负责对参加论坛的湖南省内领导、嘉宾、工作人员、媒体、相关单位进行会议邀请和通知发放(电话、传真、邮件)、统计参会人员情况等。

3、负责对邀请人员、工作人员、媒体代表签到、入住手续办理、领取资料、会期的咨询等相关服务。

4、负责对论坛的所有工作人员进行外事培训及接待培训。

5、根据参会人员代表组成的不同,制定接待手册。

6、制定重要嘉宾接待方案并安排专人负责一对一接待。

(四)会场、住宿、餐饮和车辆保障

1、负责大会会议场地租赁(不低于600人),会议场地符合国际性会议标准,并对会场相关配套设施进行调研,制定场地使用方案。

2、负责对论坛召开场地周边的酒店及相关配套设施进行调研,并制定论坛邀请人员、工作人员、普通代表住宿酒店方案。

3、重要嘉宾酒店住宿及所有参会人员的用餐安排(食宿标准按照国家财政部门规定执行),。

4、负责餐叙活动环节设置、氛围营造和餐叙活动方案,并展开实施。

5、负责保障论坛召开期间参会人员的用餐安排。

6、负责保障组委会重要嘉宾用车安排,约400人接送站(机),一次长沙市园区企业考察(100人以内),会期酒店及会场备用车(用车标准按国家财政部有关规定执行)。

(五)会议成果研究发布、会议标识及布置

1、会议成果研究发布

a)根据论坛主题和国际商事法律热点,邀请20位以上国内外知名专家、律师开展理论和案例研究,形成研究成果。

b)负责论坛研究成果编辑、翻译、排版、印刷,印刷数量800份。

2、大会的主形象及延展设计

a)负责大会会标设计。

b)负责大会主形象设计。

c)负责大会的各项物料延展设计。

3、物料制作

a)相关工作会议手册、接待手册、会后总结报告的设计排版与印刷。

b)大会相关资料袋、会议指南、工作手册、会议证件、车贴、席位卡、餐券等相应物料的设计与制作。

C)现场展览展示设计与制作

4、 酒店氛围营造

a)酒店內注册台、公共区域的搭建与布置。

b)酒店会场氛围布置(包括会议日程、会议功能区域分布图、氛围营造搭建布置、酒店內等场地导示)。

c)负责主会场、餐叙交流场地的搭建布置和检查工作(包括主舞台搭建、灯光舞美、音响、话筒等),要求在会议前搭建完毕及保障到位。

(六)现场管理

1、会议资料管理

a)论坛会议物资接收、签收、清点、存储管理。

b)会议物资和证件的归类、分装(装袋)和统计。

c)发放统计(现场发放),签收确认流程管理。

2、会场导播流程制定和执行

a)提前制定大会整体活动方案(含文案、中英文PPT演讲稿)。

b)提前对论坛各个环节流程进行梳理彩排。

c)负责论坛各个活动的会务管理,进行流程的把控,各环节人员管理和控制,引导以及灯光音响等控制(含对讲机等)。

d)负责和组委会确认大会主要人员座次安排。

3、志愿者培训和管理

根据组委会需求,负责招募不少于80名志愿者参与相关组织服务工作。

a)负责制定志愿者培训(至少一次)。

b)负责制定志愿者服饰设计、制作方案,经地方组委会确定后根据需求购买。

c)负责志愿者管理工作,包括培训(含礼仪)、工作分工、工作检查、物资发放。

d)负责为志愿者在会期提供摆渡车保障。

e)负责志愿者证书的制作,并在会议结束后由大会组委会认可盖章后及时统一发放证书。

f)负责协商组委会共同确认志愿者人员分工方案,设计合理服务点位和工作安排。

4、其他

a)负责会场速记人员安排。

b)负责论坛的摄影和摄像。

c)负责论坛礼仪及迎宾服务。

d)负责会务现场安保设备、安保管理、协助公安消防食药监等部门开展应急预案和措施。

(七)会后服务

1、会后材料清点和交接

a)会议结束后将相关资料与会人员名册整理归档。

b)统计并归还地方承办方提供的办公用品。

c)会后将会议剩余资料统计、清点、分类盘点入库,签字确认交接单。

d)协助组委会进行活动后续工作事项,邮寄快递等。

e)负责完成会期相关资料的保密销毁工作,协助整理提交会期的所有音频、视频、图片和工作文件并存档;

2、配合完成总结会

a)配合组委会进行总结会筹备工作。

b)配合完成会后会刊和视频的制作。

5.3 验收要求和验收标准

本项目按照《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》(长财采购[2016]6号)文件的一般程序验收,中标人需提供实际服务内容清单作为验收依据,验收报告作为申请付款的凭证之一。

6.甲乙双方的权利与义务 甲方权利义务
1、甲方按照约定时间确定会议时间、参会人员名单等信息,如发生需求变更,应及时书面通知乙方,给乙方留出足够的操作时间。
2、根据会议实际情况,如需乙方临时增加服务内容,如酒店客房出租率,航空出票率等,具体费用由双方另行协商确定;如因客观原因无法满足甲方的需求,乙方向甲方说明情况。
3、甲方如需提高接待标准、更改议程、变更会议日期等,需与乙方协商,发生额外费用时,经双方确认后,乙方执行甲方要求。
4、甲方安排专门人员与乙方对接,乙方完成各节点服务内容需要甲方验收确认的,甲方在接到乙方通知后24小时内验收确认
乙方权利义务
1、乙方保证具有合法有效的《企业法人营业执照》和其他为甲方提供会务服务所需的相关许可、批准等。
2、向甲方提供的会务信息、服务标准和服务项目真实准确;
3、乙方按照服务清单要求安排会务工作人员,工作人员适格、符合要求,尽勤勉义务。
4、由乙方委托的第三方原因导致乙方违约的,由乙方承担责任。但公共交通工具(飞机、列车、轮船、轮渡、地铁、城铁、公交、包机、包船、专列)、公共设施(电力、水力)等乙方无法掌控的经营者的原因造成甲方或参会者人身损害、财产损失的乙方应当积极协助甲方索赔。
5、活动结束后,乙方在进行现场清理时有权自行处理所有现场材料,如甲方有特殊要求的,应提前告知乙方,乙方按照甲方要求处理。

7.违约责任

本合同中已有特别约定的,按照特别约定承担违约责任,没有约定的,任何一方违反本合同约定,均应根据守约方相关损失进行赔偿。

8.解决争议的方法
首先通过双方协商解决,协商解决不成,则通过以下途径之一解决纠纷:
向人民法院提起诉讼

9.组成合同的文件
合同由以下文件构成,如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义,应按以下顺序解释:
(1)在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议
(2)中标或成交通知书
(3) 响应文件
(4)政府采购合同格式条款及其附件
(5)专用合同条款(如果有)
(6)通用合同条款(如果有)
(7)标准、规范及有关技术文件,图纸,已标价工程量清单或预算书(如果有)
(8)其他合同文件。

10.合同生效
本合同自 合同签订之日起生效 生效
合同签订时间: 双方签章时间

11.其他条款

一、甲方变更及取消

(一)人数减少

参会人数减少,乙方视操作程度收取实际产生的费用,包括但不限于:

1)已开出机票、火车票、其他交通票证,乙方按照实际发生的费用或向供应商承担的违约金向甲方收取损失费;

2)已预订酒店、餐饮、用车等资源的,根据资源方的相关政策收取损失费;

3)乙方向其他第三方承担的违约责任。

(二)人数增加

如参会人员增加,应当在会议举办前7个工作日内通过书面形式(包括但不限于邮件、短信、微信文字等)通知乙方,就增加部分,按照本合同相关标准确定

(三)增减服务项目

本合同签订后,因会议需求增加或减少服务项目的,甲方应当在会议举办前7个工作日内通过书面形式(包括但不限于邮件、短信、微信文字等)通知乙方;乙方收到甲方需求后3日内给予答复因此增加的费用及产生的损失由甲方承担,由此减少的费用,乙方不予收取。

(四)解除合同

因甲方自身原因解除合同需提前30天以书面形式通知乙方,经双方确认已产生的费用(包括对第三方的违约金等)由甲方承担。

二、乙方变更及取消

1、乙方应当按照双方确定的内容提供服务,因乙方的原因,低于约定服务标准提供服务的,甲方有权以书面形式通知乙方加以纠正,乙方应积极按照甲方要求改正,未改正的,甲方有权扣减相关费用。

2、乙方未经甲方同意,自行减少约定的服务项目的,乙方应当退还未服务部分的金额。

三、免责

1、免责事由双方不能控制、不可预见、无法避免的事件,该事件妨碍、影响或延误任何一方根据合同履行其全部或部分义务。

2、不可抗力包括但不限于各级政府行为、自然灾害(火山爆发、地震、台风、洪水、海啸等)、重大疾病疫情,我国及前往国调整出入境政策,战争及恐怖主义活动影响或任何其他类似事件。

2、出现不可抗力事件时,知情方应及时、充分地以书面形式通知对方,并告知该类事件对本合同可能产生的影响,并应当在合理期限内提供相关证明

3、由于以上所述不可抗力事件致使合同不能履行或延迟履行,则双方均不需承担任何违约责任。

4、双方约定:因免责事由影响会议议程的,按照下列情形处理:

1)合同不能继续履行的,甲方或乙方均可以解除合同。合同不能完全履行的,乙方经向甲方作出说明,可以在合理范围内变更合同。

2)合同解除的,甲方应当承担乙方已向乙方供应商支付且不可退还的费用;合同变更的,因此增加的费用由甲方承担,减少的费用退还甲方。

四、涉及第三方的相关责任

对于乙方无法控制,甲方、甲方参会代表与第三方出现的下列情况,乙方应协助办理,乙方不承担责任。

1、甲方及参会者在会议期间应妥善保管自己的行李物品,如发生遗失、被盗、被抢等情况,应以相关机构(如航空公司、车船公司、酒店、保险公司)所订立的安全、赔偿条例作为解决的依据;乙方应积极协助办理。

2、由于航班延误、火车晚点等影响甲方及参会者既定行程或造成相关损失的,乙方需协助甲方与航空公司、铁路部门协调相应的处理办法

甲方及参会者在会议期间因个人身体不适和其它意外造成的人身伤害,乙方应积极协助甲方办理有关医疗手续

五、保密条款

为了保证甲乙双方的合法权益及会务服务的顺利实施,甲乙双方需对以下条款善尽保密义务(包括但不限于以下内容):

(一)需保密的信息

1、甲乙双方需保密合同中涉及的所有信息,包括本协议及附件的所有内容。
2、本次活动中所有甲方的信息,包括甲方的企业信息、产品信息、人员信息、活动信息等,乙方需尽保密义务;本次会议中乙方的策划方案、设计方案、报价等相关信息,甲方需尽保密义务。
(二)(选用条款)甲方的相关的录音带、公司资料等涉密并需转交的信息,会议结束后乙方应将涉密资料交由甲方公司,乙方不得保存、拷贝。

(三)乙方为了顺利履行合同相关内容,需向第三方展示甲方相关信息的,不在此条款约束范围内



注:政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。
  政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。
甲方(公章): 中国长沙市政府招标采购人(甲方)盖章处 乙方(公章): 中国长沙市政府招标供应商(乙方)盖章处
地址: 长沙市岳麓区岳华路279号公共资源交易中心南栋10楼 地址: 新河街道晴岚路68号北辰凤凰天阶苑B1E1栋15034号房
法定代理人: 肖玮 法定代理人: 吴遵念
委托代理人: 陈科 委托代理人: 高水叮
电话: 0731-88666496 电话: 0731-88862200
传真: 0731-88666496 传真: 0731-89702977