服务类合同预览
服务类项目政府采购合同协议书

                                                                                                                                 政府采购合同编号:XJCG-JZ-201905130104-1

采购人(全称):  湖南湘江新区管理委员会  (甲方)

中标(成交)供应商(全称):  湖南锐智国际会议展览服务有限公司  (乙方)

  为了保护甲、乙双方合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章,双方签订本合同协议书。采购人与中标(成交)供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国合同法》。

1.项目管理信息
(1)采购方式:  竞争性谈判  
(2)项目名称:  2019中德智能制造产业化论坛会议服务    
(3)采购计划编号: XJCG-201905130104   

2.合同标的及金额
序号 标的名称 政府采购品目 型号规格 数量单位 数量 总价(元)
1 一般会议服务 一般会议服务 了解整个活动设想及要求,充分理解活动的意义和目的,完成项目前期宣传、主体活动创意、策划及现场会务执行相关服务。 1、会议统筹,安排专人与采购人对接。出具会议执行方案,包括会议宣传、进度安排、现场接待、会场布置、食宿安排方案。会议进度主要对整体会议的流程熟悉并提出专业建议,完成会议相关工作,现场接待方案要求出具具体接待流程、人员安排、职责要求等。 2、代表嘉宾邀约:根据采购人要求,与拟邀嘉宾、代表进行沟通,确定其行程并统计汇总。 3、全套VI设计及物料制作:会议主形象、背景板、资料袋、代表证、会议指南、车贴等项目的设计及制作; 4、会议氛围设计及布置:会议酒店外围氛围设计及布置、签到台设计及布置、会场氛围设计及布置,会场的设计含LED搭建方案、舞台布置方案等。 5、会议设备租赁:LED租赁及搭建、灯光音响租赁及搭建、舞台租赁及搭建、地毯绿植租赁等; 6、会议摄影摄像服务:摄像机位、摇臂、照像服务; 7、会议接待:会议报到现场接待、机场高铁接待引导、酒店接待引导、会场接待引导; 8、负责会议工作人员安排、大会志愿者的培训和现场管理工作; 10、会议签到服务; 11、会议接送服务:安排旅游大巴、商务车、小车接送站或其它交通; 12、专业服务人员:翻译、速记、摄影摄像、礼仪等人员安排和管理工作; 13、承担论坛其他因工作需要临时开展的工作。 1 801080
 合计金额小写: 801080
 合计金额大写:捌拾万零壹仟零捌拾元整


合同标的及金额明细:
序号 名称 明细要求 计量 预估 数量 规格尺寸说明 单价(元) 小计(元)
1 酒店住宿费用 5月22日 大床/双床房(标准) 160 预计80间,160人入住 350 56000
5月23日 大床/双床房(标准) 160 预计60间,160人入住 350 56000
5月24日 大床/双床房(标准) 160 预计60间,160人入住 350 56000
2 酒店会场费用 5月23日梅溪湖厅(容纳量:30-50人) 1 23日专家研讨会 4500 4500
5月24日梅溪湖厅 (容纳量:30-50人) 4 24日分论坛研讨会 4500 18000
5月23-24日 大宴会厅2+3厅 2 大宴会2+3厅,23-24日全天会议场地场租 38000 76000
5月24日 贵宾休息室 1 4500 4500
3 酒店用餐费用 5月22日 自助晚餐 110 酒店最低自助餐餐标(考虑德国人饮食习惯) 150 16500
5月23日 自助早餐+自助午餐 190 酒店最低自助餐餐标(考虑德国人饮食习惯) 150 28500
5月23日 晚宴 19 1主桌,18次桌 3000 57000
5月24日 自助午餐 290 酒店最低自助餐餐标 150 43500
5月24日 自助晚餐 290 酒店最低自助餐餐标 150 43500
5月24日 茶歇 290 5月24日下午峰会论坛预计参会人数290人,酒店茶歇最低标准58元/人 58 16820
4 会场搭建 舞台 平米 120 酒店会场尺寸26米宽*40米长,根据会场大小及会议人数,搭建铝合金舞台,高度60厘米,宽20米 50 6000
电话会议设备 2 预计电话会议设备4台,用于4个分会场专家会议交流 5000 10000
舞台地毯 平米 120 灰色地毯 20 2400
舞台斜面 1 根据会场大小,定制大会主题斜面结构,材质为定制木质结构+发光立体字,尺寸为20米长*1.2米高 8000 8000
LED屏幕 平米 90 18*5 弧形屏幕,P2屏,彩排1天,使用2天 450 40500
音响、地灯 1 为保障会场音效及会议流程,会场配置会议专业音响、地光灯一套设备 5000 5000
灯光Truss架 70 钢结构灯光架,根据屏幕和舞台尺寸规划,,22*8*7,布置与屏幕后方 60 4200
LED帕灯 24 酒店舞台灯光无法达到会议灯光需求,布置于灯光架,会场整体氛围渲染 120 2880
面光灯 15 酒店舞台灯光无法达到会议灯光需求,舞台左右两侧布置面光灯,突出舞台演讲嘉宾 80 1200
控台 1 V6播放切换系统一套 3000 3000
设计费 1 整体主题设计以及延展设计 16000 16000
5 场地布置 嘉宾签到 1 200 200
签到处背景板 平米 40 8*5m,高标快展展架+高精喷绘画面包边 80 3200
定制展架 5 全新型材展板+软膜包边,定制展架 800 4000
6 物料制作 嘉宾证(红色) 120 精致软壳+2cm定制会议标题双钩代表绳+内页 6 720
嘉宾证(蓝色) 180 精致软壳+2cm定制会议标题双钩代表绳+内页 6 1080
媒体证(紫色) 30 精致软壳+2cm定制会议标题双钩代表绳+内页 6 180
工作证(蓝色) 50 精致软壳+2cm定制会议标题双钩代表绳+内页 6 300
会议手册中文 200 A4大小,36P,封面丽芙典雅+内页铜版纸彩印+骑马钉装订 30 6000
会议手册英文 100 A4大小,36P,封面丽芙典雅+内页铜版纸彩印+骑马钉装订 30 3000
讲台贴 1 KT板 150 150
餐券 260 铜版纸彩印,压线,可折叠 2.5 650
会议发言夹 10 定制 14 140
接机牌 2 KT板+PVC管手柄 80 160
席位卡 330 活动主背景画面,铜版纸彩印,A4,按照实际数量核算 5 1650
7 摄影摄像 5月22日 摄影摄像 人/天 2 全程摄影摄像 1500 3000
5月23日 摄影摄像 人/天 4 含实时影像 1500 6000
8 翻译 5月23日 英语翻译 人/天 1 翻译人员1名,全天考察及随身翻译 6000 6000
5月23日晚宴交传 人/天 2 晚宴规格高,出席人员级别高,安排正式晚宴政府外侨办专用翻译,重要领导一对一随同 5000 10000
5月24日 知名同传翻译2名 人/天 2 北上广知名同传翻译 10000 20000
同传间 1 含搭建、运输、发射器及技术维护等 8500 8500
同传设备 290 同传耳机、接收器等 50 14500
文件翻译 1 会议资料翻译 12000 12000
9 车辆 49座车 考察用车 2 5月23日全程考察用车 1500 3000
考斯特接机 9 5月22日、23日接机 550 4950
别克商务 2 包天费用 1200 2400
10 工作人员 电视台主持人 人/场 1 省级电视台主持人,含彩排 10000 10000
志愿者费用 人/天 50 会期2天服务 400 20000
礼仪人员 人/天 6 24日全程礼仪服务+23日彩排1天 800 4800
工作餐 210 含湖南湘江新区工作人员、园区工作人员、陪同企业代表及工作人员、会场服务工作人员 50 10500
11 专家费用 德国专家邀请费 1 德国专家邀请费用,预计人数9位 13000 13000
12 其他 活动执行费、税金等 1 按国家相关规定缴纳税金 50000 50000
13 宣传费 宣传费 1 宣传费 5000 5000
合计 801080

3.履行期限及地点和方式
3.1 履行期限:
2019-05-23 —— 2019-05-24

3.2 履行地点:湖南长沙金茂梅溪湖豪华精选酒店
3.3 履行方式:(合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等):

了解整个活动设想及要求,充分理解活动的意义和目的,完成项目主体活动创意、策划及现场会务执行相关服务。

1、会议统筹,安排专人与采购人对接。出具会议执行方案,包括会场布置进度安排、现场接待、食宿安排方案安全措施及各种应急预案。会议进度主要对整体会议的流程熟悉并提出专业建议,完成会议相关工作,现场接待方案要求出具具体接待流程、人员安排、职责要求等。会场布置方案要求出具会场平面图、布置点位图、人员流向图以及会场工作人员工作内容和职责。

2、代表嘉宾邀约:根据采购人要求,与拟邀嘉宾、代表进行沟通,确定其行程并统计汇总。

3、全套VI设计及物料制作会议主形象、背景板、资料袋、代表证、会议指南、车贴等项目的设计及制作;

4、会议氛围设计及布置会议酒店外围氛围设计及布置、签到台设计及布置、会场氛围设计及布置,5、会场的设计含LED搭建方案舞台布置方案等,所有设计要求出具效果图

6、会议设备租赁:LED租赁及搭建、灯光音响租赁及搭建、舞台租赁及搭建地毯绿植租赁

7、会议摄影摄像服务:摄像机位、摇臂、照像服务;

8、会议接待:会议报到现场接待、机场高铁接待引导、酒店接待引导、会场接待引导;

9、负责会议工作人员安排、大会志愿者的培训和现场管理工作

10、会议签到服务;

11、会议接送服务:安排旅游大巴、商务车、小车接送站或其它交通;

12、专业服务人员:翻译、速记、摄影摄像、礼仪等人员安排和管理工作

13、承担论坛其他因工作需要临时开展的工作。


4.结算方式
4.1 资金支付方式:

1付款人:湖南湘江新区管理委员会(通过国库集中支付)
2付款方式:合同签订后,成交人完成所有合同约定工作内容,且经采购人验收合格(无任何问题、售后服务纠纷以及其他经济法律纠纷等)后,按照实际发生的费用进行结算,发票送至采购人后7个工作日内一次性无息支付所有费用。

4.2 收款账户: 中信银行股份有限公司长沙分行(湖南锐智国际会议展览服务有限公司:8111601011500219471)

5.合同履约验收方式及要求:甲方在收到乙方交付的货物(服务)后按如下方式进行验收
5.1 验收程序
采用 简易程序验收
5.2 质量要求

1、现场流程执行流畅、精准,实现创意效果;2、会议服务要求安全、周到、细致,确保会议相关资料准确无误

5.3 验收要求和验收标准

验收要求:简易程序验收验收标准:按行业相关要求

6.甲乙双方的权利与义务

甲方权利

1、甲方有权获悉乙方在本协议中提供的所有相关服务(服务内容为报价所列项目,服务标准以方案效果图和现场效果的匹配度,以及会议的准备工作的真实情况为准)。

2、甲方有权要求乙方按照协议约定内容提供相应优质服务。

3、甲方可根据需要在会议日前对乙方负责人及工作人员进行相关培训或告知注意事项,乙方应予以配合。

甲方的义务

1、甲方应积极配合乙方工作,在约定时间内如实提供对会议的具体要求、参加会议人员相关信息,并及时对乙方工作给予书面或邮件确认,以便乙方顺利开展工作。

2、会议期间,甲方应指派专人负责与乙方进行沟通、协调。

3、会议过程中,甲方负责甲方会议参加人员的募集,如需乙方帮助,甲方可要求乙方在不影响工作进度的情况下进行。

4、甲方应按照协议约定时间支付会议款项。

5、会议期间双方应积极配合工作,遵守会议行程安排,共同顺利完成本协议下各项工作和全部会议的执行;

6、甲方在会议中应告知参会嘉宾遵守会议规则、遵纪守法,配合乙方会务工作人员执行本次会议

7、甲方应告知与会嘉宾妥善保管随身携带的行李物品,损坏或丢失的,责任自负。

乙方权利

1、为顺利开展工作,乙方有权要求甲方对其工作给予必要确认。在乙方重要工作未得到甲方书面确认(包括传真、电子邮件形式)的情况下,乙方可不予开展.

2、乙方有权核实甲方参加会议人员提供的相关资料信息。

3、乙方有权拒绝甲方参加会议人员提出的超出本协议约定的不合理要求。

4、乙方有权要求甲方按照约定支付协议款项。

乙方的义务

1、乙方承诺拥有履行本协议的合法资质和能力。

2、乙方应按照协议约定提供优质服务。甲方有权根据服务内容及服务标准对乙方的会议准备情况及会议执行情况进行监督指导,如乙方无法达到双方约定的标准,乙方应在甲方指定的期限内进行整改,直至达到标准。如经过整改仍然无法达到甲方标准,则按照违约责任处理。

3、乙方应就会议相关事宜与甲方进行积极沟通,并随时向甲方通报工作准备及完成情况。

4、会议开始前,乙方应指派专人负责甲方服务,并向甲方提供必要的会议工作人员信息,并为甲方的指定负责人提供会议执行详细情况。

5、乙方根据甲方要求拟定会议行程并按照行程规定的会议、晚宴(会场搭建、流程管理、演艺人员管理、摄影摄像、制作物)等相关项目规定的要求和流程执行到位;

6、乙方选派工作人员全程服务,协助甲方的工作;

7、未经甲方事先书面同意,乙方不得将其在本协议下任何义务的部分或全部转让或转包给任何第三方;

8、按照本合同约定安排相关服务,未经甲方事先同意,不得擅自增减项目;

9、按照本协议的规定向甲方提供发票。

10、具体服务项目以报价单为准(附件一),后期有增加或减少的项目,以实际发生费用为准。在无法及时更新合同及报价、结算单形式新增加的费用,乙方需要以邮件、短信的形式向甲方进行确认。

11、乙方负责管理相关供应商,把握服务进度,监督服务质量。

12、乙方应当严格按照相关事项的安全流程操作,指派具备相关资质的人员进行操作。

7.违约责任

1、若由乙方原因导致本会议不能按预定日期召开,乙方应向甲方支付合同违约金,按照实际金额核算,并承担由此给甲方带来的全部损失。2、若由甲方原因导致本合同不能按时履行,甲方应提前30日告知乙方,并承担乙方已向第三方支付的全部垫款及其他产生的项目运营费,如未及时通知乙方,甲方除支付乙方垫款及服务费外还需向乙方支付所实际产生的损失费用。

8.解决争议的方法
首先通过双方协商解决,协商解决不成,则通过以下途径之一解决纠纷:
向人民法院提起诉讼

9.组成合同的文件
合同由以下文件构成,如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义,应按以下顺序解释:
(1)在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议
(2)中标或成交通知书
(3) 响应文件
(4)政府采购合同格式条款及其附件
(5)专用合同条款(如果有)
(6)通用合同条款(如果有)
(7)标准、规范及有关技术文件,图纸,已标价工程量清单或预算书(如果有)
(8)其他合同文件。

10.合同生效
本合同自 合同签订之日起生效 生效
合同签订时间: 双方签章时间

11.其他条款

1.本合同规定范围以外项目,均视为追加费用,以实际发生项目为准,经甲方确认后,按实际发生追加费用。

2.本协议经双方签字盖章后,一式四份,甲方三份,乙方一份,具有同等法律效力。



注:政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。
  政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。
甲方(公章): 中国长沙市政府招标采购人(甲方)盖章处 乙方(公章): 中国长沙市政府招标供应商(乙方)盖章处
地址: 长沙市岳麓区麓景路梅溪湖国际研发中心850号 地址: 新河街道晴岚路68号北辰凤凰天阶苑B1E1栋15034号房
法定代理人: 张迎春 法定代理人: 吴遵念
委托代理人: 罗印 委托代理人: 裴霞
电话: 0731-85571685 电话: 0731-88862200
传真: 0731-88995281 传真: 0731-89702977